Cum se pregătesc companiile pentru război: angajați, energie și lanțuri de aprovizionare, în planul de reziliență

Un război nu afectează doar armatele și populația. Pentru companii, o criză militară poate însemna întreruperea alimentării cu energie, pierderea comunicațiilor, atacuri cibernetice, lipsa angajaților, blocarea transporturilor și a lanțurilor de aprovizionare sau imposibilitatea de a accesa anumite servicii financiare.

Companiile ar trebui să se pregătească pentru crize majore Foto: Profimedia

Ghidul, intitulat „Preparing Businesses for War in Frontline Countries” („Pregătirea companiilor pentru război în statele europene de frontieră”), a fost lansat la Nordic Resilience Summit 2026, organizat la Biblioteca Națională a Letoniei, în Riga, și este disponibil gratuit online. Documentul este destinat în special companiilor care își desfășoară activitatea în statele europene aflate în vecinătatea Rusiei și Belarusului, însă recomandările sunt prezentate ca fiind relevante și pentru companii din alte țări europene, inclusiv România.

Primul lucru: compania trebuie să știe dacă poate continua să funcționeze

Una dintre primele decizii pe care conducerea trebuie să le ia este dacă activitatea va continua în cazul unei crize majore.

Pentru companiile care fac parte din infrastructura critică, acest lucru poate fi stabilit prin lege. Pentru celelalte, decizia depinde de cererea pentru produsele și serviciile oferite, de disponibilitatea angajaților, de infrastructura existentă și de accesul la materii prime și energie.

Într-o situație de război, cererea consumatorilor se poate schimba rapid. Produsele și serviciile necesare imediat pot deveni mai importante decât cele care răspund unor nevoi pe termen lung.

Experiența Ucrainei arată că unele companii au supraviețuit tocmai pentru că și-au adaptat rapid activitatea. Restaurantele au pregătit mâncare pentru militari și persoane strămutate, producătorii de textile au fabricat uniforme și plase de camuflaj, iar firmele de inginerie au reparat echipamente militare și de intervenție.

Pentru fiecare companie este, prin urmare, important să existe din timp o evaluare a ceea ce se poate întâmpla cu activitatea dacă situația normală este întreruptă.

Angajații pot fi indisponibili exact când compania are cea mai mare nevoie de ei

Disponibilitatea personalului este una dintre cele mai mari vulnerabilități identificate de ghid.

În Ucraina, primele zile ale războiului au arătat cât de repede poate scădea numărul angajaților disponibili. Oamenii pot rămâne acasă pentru a-și proteja familiile, se pot muta în alte zone sau în străinătate, pot fi mobilizați sau pot avea responsabilități suplimentare față de persoane dependente.

Companiile trebuie să identifice funcțiile fără de care activitatea nu poate continua și să stabilească pentru fiecare dintre acestea atât un responsabil principal, cât și cel puțin un înlocuitor instruit.

De asemenea, trebuie stabilit care este numărul minim de oameni necesar pentru funcționarea fiecărui schimb și ce se întâmplă dacă o parte importantă a personalului lipsește.

CIREN recomandă ca aceste situații să fie discutate cu angajații înainte de apariția unei crize, nu atunci când aceasta a început deja.

Energia, apa și comunicațiile trebuie să aibă soluții de rezervă

O companie trebuie să știe care este nivelul minim de activitate pe care îl poate menține dacă utilitățile sunt întrerupte.

În cazul energiei electrice, ghidul recomandă măsurarea consumului esențial, adică energia necesară pentru sistemele de siguranță, IT, procesele critice și iluminatul minim. Acesta este nivelul care trebuie folosit pentru dimensionarea generatoarelor și a altor surse de rezervă.

Companiile trebuie să stabilească și ce echipamente pot fi oprite și în ce ordine, precum și care sunt procesele care nu pot fi întrerupte brusc.

Generatoarele și sistemele de rezervă trebuie testate în condiții reale, nu doar verificate formal. Ghidul recomandă și existența unei rezerve de combustibil și a unor soluții pentru reaprovizionare.

Aceeași analiză trebuie făcută pentru apă, gaz și încălzire. O companie trebuie să știe cât timp poate funcționa fără aceste utilități și ce face dacă întreruperea durează mai multe zile.

Nu te baza pe un singur furnizor

O altă vulnerabilitate este dependența de un singur furnizor sau de o singură rută de aprovizionare.

Pentru fiecare materie primă, componentă, echipament sau serviciu esențial, compania ar trebui să știe cine este furnizorul, de unde provine produsul, pe ce rută este transportat și cât durează livrarea în condiții normale și în condiții de perturbare.

CIREN recomandă identificarea unor furnizori alternativi, preferabil din aceeași țară sau din țări apropiate, pentru resursele importante. Acolo unde nu există o alternativă, compania ar trebui să ia în calcul constituirea unor stocuri.

Un furnizor alternativ nu este însă suficient doar pe hârtie. Compania trebuie să verifice dacă acesta are capacitatea de a livra atunci când apare o criză și când mai mulți clienți îi solicită simultan aceleași produse.

Datele și comunicațiile trebuie protejate

Într-o criză majoră, telefonia mobilă și internetul pot fi indisponibile, supraîncărcate sau întrerupte.

De aceea, compania trebuie să stabilească din timp ce fac angajații dacă nu mai pot comunica. Unde se întâlnesc, cum ajung la locul de muncă și cine ia deciziile dacă managementul nu poate fi contactat?

Ghidul recomandă un plan de comunicare pe mai multe niveluri: un canal principal, unul alternativ, o soluție de rezervă și, în ultimă instanță, comunicarea fizică.

Și sistemele informatice trebuie pregătite pentru funcționarea în condiții degradate. Datele trebuie duplicate și păstrate într-o altă locație, iar backupurile trebuie testate periodic.

Pentru situațiile în care sistemele digitale nu sunt disponibile, compania ar trebui să păstreze și documente esențiale în format fizic: date de contact, informații despre furnizori, proceduri și documente necesare pentru continuarea activității.

Sediile companiei trebuie evaluate din perspectiva riscului

Locația unei fabrici, a unui depozit sau a unui centru de date poate deveni o vulnerabilitate dacă se află în apropierea unor obiective militare sau a unor infrastructuri importante.

Ghidul recomandă evaluarea fiecărei locații și identificarea punctelor vulnerabile. Atunci când este posibil, producția și stocurile importante ar trebui distribuite între mai multe locații.

Aceeași regulă este valabilă pentru servere, documente și piese de schimb. Singura copie de rezervă a unor date sau singurul set de piese necesare pentru un echipament critic nu ar trebui păstrate în aceeași locație cu resursa principală.

Pentru anumite companii poate fi necesară și identificarea unei locații alternative în care activitatea să poată fi mutată.

Important este ca aceasta să fie verificată înainte de apariția unei crize: trebuie să existe suficientă energie, spațiu și acces la utilitățile necesare pentru echipamentele companiei.

Ce faci dacă apar drone sau riscuri de sabotaj

Ghidul include și măsuri privind securitatea fizică, sabotajul și dronele.

În cazul dronelor, companiile trebuie să țină cont de legislația națională, deoarece intervenția activă împotriva acestora poate fi restricționată. În schimb, firmele pot stabili proceduri pentru observarea și raportarea zborurilor suspecte și pot utiliza, acolo unde este justificat, sisteme de detectare.

Echipamentele importante aflate în exterior pot fi protejate prin măsuri pasive, iar informațiile despre amplasarea infrastructurii critice ar trebui limitate în materialele publice.

Un alt risc este reprezentat de persoanele din interiorul organizației. Angajații și contractorii care au acces la informații sensibile sau la echipamente importante trebuie evaluați în funcție de legislația aplicabilă.

Informațiile despre infrastructură și planurile de continuitate ar trebui distribuite pe principiul „need to know”, astfel încât accesul să fie limitat la persoanele care au nevoie efectiv de aceste informații.

Compania trebuie să poată funcționa și fără ajutor extern

Într-o criză majoră, serviciile de urgență pot fi suprasolicitate sau pot ajunge cu întârziere.

CIREN recomandă ca firmele să fie pregătite să își protejeze angajații și să mențină funcțiile esențiale cel puțin în primele șapte zile fără sprijin extern.

Asta înseamnă echipamente de stingere a incendiilor, truse de prim ajutor, un spațiu protejat și provizii de apă, alimente, medicamente, iluminat și alte materiale necesare.

Companiile trebuie să aibă și proceduri pentru situații precum evacuarea, lockdown-ul sau pierderea comunicațiilor.

Planul de criză trebuie testat

Un plan de continuitate nu este util dacă rămâne doar într-un document.

Angajații trebuie să știe ce au de făcut, iar procedurile importante trebuie testate. CIREN recomandă exerciții care pot fi simple: testarea generatorului, simularea unei pene de comunicații, un exercițiu de relocare sau o simulare în care compania trebuie să funcționeze cu mai puțini angajați și cu anumite resurse indisponibile.

După fiecare exercițiu trebuie identificate problemele și actualizat planul.

Pregătirea presupune costuri, dar nu doar pentru situații de război

Măsurile de reziliență presupun investiții. Stocurile suplimentare blochează capital, furnizorii alternativi pot fi mai scumpi, iar sistemele redundante și capacitățile de rezervă au propriile costuri.

Întrebarea nu este dacă reziliența costă, ci dacă investiția în reziliență este mai mică decât pierderile pe care compania le-ar putea suferi în cazul unei întreruperi majore a activității.

În plus, multe dintre măsurile recomandate sunt utile și în condiții normale. Un generator poate proteja compania în cazul unei pene de curent, un furnizor alternativ reduce dependența de o singură sursă, iar backupurile pot limita pierderile în cazul unei defecțiuni sau al unui atac cibernetic.

Ghidul arată și că reziliența poate deveni o condiție pentru accesul la anumite piețe și contracte. Companiile care nu pot demonstra că își pot continua activitatea în condiții dificile ar putea întâmpina probleme în anumite lanțuri de aprovizionare sau contracte.

Pregătirea nu înseamnă că războiul este inevitabil

CIREN nu recomandă companiilor să presupună că un conflict este inevitabil și nici să își construiască toate planurile în jurul unui singur scenariu militar.

Ideea este ca firmele să își cunoască vulnerabilitățile și să stabilească din timp ce fac dacă activitatea normală este întreruptă.

Întrebările de bază sunt simple: câți oameni sunt necesari pentru a continua activitatea, cât timp poate funcționa compania fără electricitate, apă sau internet, ce furnizori alternativi are, unde își poate muta activitatea, ce date trebuie protejate și ce se întâmplă dacă anumite resurse sau servicii devin indisponibile.

Pregătirea trebuie privită ca un proces continuu. Planurile trebuie actualizate, angajații trebuie instruiți, iar măsurile trebuie testate periodic.

Pentru o companie, capacitatea de a-și proteja oamenii, de a menține funcțiile esențiale și de a-și relua activitatea după o întrerupere majoră nu este relevantă doar în cazul unui război. Aceleași măsuri pot fi utile în cazul unor atacuri cibernetice, pene de curent, probleme de aprovizionare, avarii ale infrastructurii, fenomene meteo extreme sau alte situații care pot întrerupe activitatea.

Deși documentul se adresează în principal companiilor din statele europene aflate la frontiera cu Federația Rusă și Belarus, recomandările privind continuitatea activității, securitatea lanțurilor de aprovizionare și pregătirea pentru întreruperi majore sunt aplicabile și companiilor din alte state europene.