Ce trebuie să verifice angajatorii care aduc muncitori străini în România. Obligațiile care depășesc contractul de muncă

Angajarea lucrătorilor străini presupune pentru angajatori mai multe verificări și obligații decât simpla încheiere a contractului de muncă. Compania trebuie să verifice documentele necesare pentru angajare, condițiile în care persoana a fost recrutată și dacă informațiile prezentate înainte de venirea în România corespund condițiilor oferite efectiv la locul de muncă.

Compania trebuie să verifice documentele necesare pentru angajare Foto: arhivă

Aceste verificări sunt importante mai ales atunci când recrutarea se face prin agenții de recrutare sau intermediari din alte țări. În astfel de cazuri, angajatorul poate să nu aibă contact direct cu persoana care a recrutat lucrătorul și poate să nu știe ce informații i-au fost prezentate candidatului sau ce costuri a suportat acesta.

Verificările capătă o importanță suplimentară în contextul Directivei europene privind diligența necesară în materie de durabilitate a întreprinderilor (CSDDD), care introduce pentru companiile vizate obligații privind identificarea și gestionarea efectelor negative asupra drepturilor omului și mediului inclusiv în relațiile din lanțul lor de activități. Statele membre trebuie să transpună directiva în legislația națională până la 26 iulie 2028, iar regulile se vor aplica de la 26 iulie 2029, potrivit calendarului actual.

În cazul recrutării prin agenții și intermediari, acest lucru înseamnă că o companie nu se poate limita la verificarea contractului încheiat cu agenția. Trebuie să poată înțelege, în funcție de obligațiile care îi sunt aplicabile, cine a recrutat lucrătorii, ce informații le-au fost comunicate, ce costuri au suportat și dacă acestea corespund condițiilor oferite efectiv după angajare.

Ce trebuie verificat înainte de angajare

Înainte ca lucrătorul să înceapă activitatea, angajatorul trebuie să verifice documentele necesare și să se asigure că persoana poate fi angajată legal în România.

Trebuie verificată, în primul rând, identitatea lucrătorului și documentele care îi permit să muncească în România. Pentru lucrătorii din afara Uniunii Europene, procedura poate presupune obținerea avizului de angajare și a dreptului de ședere și muncă, în funcție de situația persoanei.

Angajatorul trebuie să verifice și dacă postul pentru care este recrutat lucrătorul corespunde condițiilor pentru care au fost obținute documentele necesare.

Specialiștii EY România atrag atenția că verificarea nu ar trebui să se limiteze la documentele prezentate la momentul angajării, ci să includă și modul în care lucrătorul a fost recrutat și informațiile care i-au fost comunicate înainte de venirea în România.

Ce i s-a promis lucrătorului înainte să ajungă în România

O verificare importantă privește oferta prezentată candidatului. Angajatorul ar trebui să poată identifica salariul comunicat înainte de plecarea din țara de origine, programul de lucru, locul muncii, atribuțiile, condițiile de cazare și eventualele costuri pe care lucrătorul urma să le suporte.

„Companiile știu cu cine au semnat contractul, dar mult mai rar pot spune cine a recrutat efectiv oamenii, ce li s-a promis acestora și cât au plătit pentru a ajunge la respectivul loc de muncă”, explică specialiștii EY România.

Dacă recrutarea a fost făcută printr-o agenție sau prin mai mulți intermediari, compania trebuie să poată afla cine a participat efectiv la recrutare.

De exemplu, dacă lucrătorului i s-a spus că va primi un anumit salariu și cazare gratuită, iar după sosirea în România condițiile sunt diferite, compania trebuie să poată verifica unde a apărut această diferență.

Cine a plătit recrutarea

În cazul lucrătorilor străini, este relevant și dacă persoana a plătit bani pentru a obține locul de muncă. Compania poate verifica dacă lucrătorului i-au fost solicitate taxe de recrutare, cine a solicitat banii și pentru ce servicii.

O situație în care agenția românească declară că nu percepe taxe nu exclude automat posibilitatea ca un alt intermediar din lanțul de recrutare de muncitori străini să fi solicitat bani lucrătorului.

Specialiștii EY România dau și un exemplu concret: o companie de producție care recrutează 150 de lucrători din afara Uniunii Europene printr-o agenție românească poate descoperi după începerea activității că lucrătorii au plătit intermediarilor din țara de origine taxe echivalente cu două sau mai multe salarii și că au primit informații diferite despre remunerație și cazare.

„Chiar dacă agenția românească declarase contractual că nu percepe taxe, compania beneficiară poate fi nevoită să investigheze întregul lanț de recrutare”, arată specialiștii.

De aceea, verificarea poate trebui extinsă și la intermediarii folosiți de agenția cu care angajatorul are contract.

Contractul trebuie să fie înțeles de lucrător

Lucrătorul trebuie să primească informațiile privind raportul de muncă într-o formă pe care o poate înțelege.

Contractul individual de muncă trebuie să conțină condițiile aplicabile raportului de muncă, iar lucrătorul trebuie să știe ce salariu va primi, care este programul de lucru, unde își va desfășura activitatea și care sunt principalele sale drepturi și obligații.

Pentru angajator, este important să poată demonstra că informațiile au fost comunicate lucrătorului și că acesta a putut să le înțeleagă.

Verificarea salariului și a plății

După angajare, compania trebuie să verifice dacă salariul plătit corespunde celui stabilit prin contract și dacă plata se face potrivit regulilor aplicabile.

În cazul lucrătorilor străini, trebuie urmărit și dacă salariul este afectat de costuri sau rețineri care nu corespund condițiilor comunicate la recrutare.

Dacă lucrătorul reclamă că primește mai puțini bani decât suma prezentată înainte de plecare, angajatorul trebuie să poată verifica atât situația contractuală, cât și modul în care s-a făcut recrutarea.

Cazarea și celelalte condiții promise

Dacă angajatorul asigură cazarea, trebuie verificat dacă aceasta corespunde condițiilor prezentate lucrătorului înainte de venirea în România.

Aceeași verificare poate fi făcută pentru transport, costurile documentelor, echipamente sau alte cheltuieli legate de venirea și instalarea lucrătorului.

Diferențele dintre oferta prezentată candidatului și condițiile reale pot genera reclamații și trebuie documentate și analizate de angajator.

Instruirea privind securitatea și sănătatea în muncă

Lucrătorii străini trebuie să primească instruirea necesară privind securitatea și sănătatea în muncă înainte de începerea activității, potrivit regulilor aplicabile.

În cazul lucrătorilor care nu cunosc bine limba română, angajatorul trebuie să se asigure că informațiile privind riscurile de la locul de muncă și măsurile de protecție pot fi înțelese.

Documentele privind instruirea trebuie păstrate potrivit regulilor aplicabile.

Cum pot reclama lucrătorii problemele

Compania trebuie să aibă mecanisme prin care lucrătorii să poată semnala problemele întâlnite la locul de muncă.

Aceste mecanisme trebuie să fie accesibile și lucrătorilor străini. Dacă procedura este disponibilă numai în limba română sau dacă lucrătorii nu știu cui să se adreseze, există riscul ca problemele să nu fie semnalate.

„Un canal disponibil numai salariaților direcți sau într-o singură limbă poate fi inutil pentru personalul partenerilor”, explică specialiștii EY România.

Sesizările privind salariul, programul de lucru, cazarea, recrutarea sau condițiile de muncă trebuie să poată fi înregistrate și verificate.

Ce trebuie verificat atunci când recrutarea este făcută printr-o agenție

Contractul cu agenția de recrutare ar trebui să stabilească în mod clar responsabilitățile fiecărei părți.

Compania poate solicita informații despre modul în care sunt recrutați lucrătorii, intermediarii utilizați, condițiile prezentate candidaților și eventualele costuri suportate de aceștia.

Este utilă și verificarea periodică a câtorva cazuri concrete. Compania poate compara oferta transmisă candidatului cu contractul de muncă și cu condițiile efective de la locul de muncă.

„Departamentul de HR poate începe prin a reconstitui drumul candidatului, nu doar factura”, arată specialiștii EY România.

În practică, compania poate verifica două sau trei parcursuri complete, de la recrutarea din țara de origine până la începerea activității în România, și poate compara promisiunile făcute cu experiența reală a lucrătorilor.

În acest fel, pot fi identificate situațiile în care ceea ce a fost prezentat lucrătorului înainte de venirea în România diferă de ceea ce i se oferă după angajare.

Lista de verificare pentru angajator

Înainte și după angajarea lucrătorilor străini, compania poate verifica:

• documentele care permit angajarea și șederea în România;
• postul și condițiile pentru care a fost făcută recrutarea;
• salariul și celelalte condiții prezentate candidatului;
• existența unor taxe sau costuri de recrutare suportate de lucrător;
• intermediarii implicați în recrutare;
• contractul de muncă și modul în care acesta a fost prezentat lucrătorului;
• plata efectivă a salariului;
• condițiile de cazare, dacă aceasta este asigurată de angajator;
• instruirea privind securitatea și sănătatea în muncă;
• posibilitatea lucrătorului de a transmite sesizări și reclamații;
• respectarea condițiilor prezentate lucrătorului înainte de venirea în România.

Verificarea acestor elemente permite companiei să urmărească nu doar documentele de angajare, ci și traseul lucrătorului de la recrutare până la desfășurarea efectivă a activității.