Articol publicitar

Ce verifică Curtea de Conturi la un control SCIM?

0
0
Publicat:
Ultima actualizare:

Importanța SCIM și obligațiile legale în instituțiile publice

Sistemul de Control Intern Managerial (SCIM) este fundamentul bunei guvernanțe în orice instituție publică din România. Implementarea SCIM nu este opțională, ci o cerință legală explicită, prevăzută de acte normative precum Ordinul Secretariatului General al Guvernului (SGG) nr. 600/2018 și Ordonanța Guvernului nr. 119/1999. Acest cadru legislativ stabilește 16 standarde de control intern managerial pe care fiecare entitate publică trebuie să le respecte, de laEtică și integritatepână laManagementul riscurilor. Conducătorul instituției (ordonatorul de credite) are responsabilitatea directă de a crea și menține un sistem eficient de control intern, asigurând documentarea sa în scris și conformitatea cu standardele stabilite. Nerespectarea acestor obligații poate atrage sancțiuni – de pildă, neîntocmirea raportului anual privind SCIM constituie contravenție conform legii. Cu alte cuvinte,un SCIM slab sau inexistent poate avea consecințe serioase, atât în plan legal, cât și în cel al funcționării zilnice a instituției.

platforma scim360 1 2 png

Platforma SCIM (SCIM360) este soluția digitală care transformă SCIM dintr-o obligație greoaie într-un sistem ușor de folosit, complet și mereu gata de control. Interfața intuitivă și fluxurile preconfigurate pentru cele 16 standarde reduc drastic timpul de lucru și riscul de eroare. În plus, SCIM360 oferă un set de beneficii critice care ajută instituțiile publice să evite amenzile Curții de Conturi:

•        Conformitate uniformă: șabloane oficiale pentru fișe de standard, proceduri codificate, registrul riscurilor, planuri de acțiune și raportul anual de autoevaluare; verificări de completitudine înainte de validare, pentru a nu lipsi niciun document sau câmp obligatoriu.

•        Trasabilitate: versiuni, istorice și aprobări cu marcaj temporal (audit trail) pentru fiecare document și acțiune; export rapid al “dosarului SCIM” pe care îl solicită auditorii

•        Managementul riscurilor integrat: identificare, evaluare (probabilitate/impact), tratamente, responsabili și termene; tablouri de bord care semnalează depășirea toleranței la risc.

•        Tasking și responsabilități clare: atribuirea automată a sarcinilor pe compartimente și termene, notificări și remindere, astfel încât procedurile să fie aplicate, nu doar arhivate.

•        Control financiar preventiv facilitat: proceduri, liste de verificare și rute de aprobare care susțin viza CFP și evidențele de legalitate/regularitate.

•        Securitate la nivel înalt: protecție avansată împotriva accesului neautorizat, control pe roluri, autentificare multi-factor, criptare și copii de siguranță; platforma este proiectată pentru operare sigură, astfel încât datele SCIM să rămână protejate.

•        Acces de pe orice dispozitiv: funcționează perfect pe desktop, laptop, tabletă și telefon, astfel încât echipa poate lucra și răspunde rapid solicitărilor auditorilor.

Rezultatul practic: documentație completă, unitară și mereu actualizată, timp redus de pregătire pentru control, riscuri operaționale mai mici șieliminarea cauzelor frecvente ale amenzilor(lipsa procedurilor, lipsa dovezilor de aplicare, raportări întârziate sau incomplete).

Curtea de Conturi a României, în calitatea sa de auditor public extern, evaluează cu atenție modul în care instituțiile publice își îndeplinesc aceste obligații. Auditorii verifică nu doar situațiile financiare, ci și respectarea normelor de legalitate, regularitate și performanță managerială – ceea ce include și existența unui mediu solid de control intern managerial. Așadar, atunci când inspectorii Curții vin în control la o primărie sau altă entitate, SCIM-ul instituției se află inevitabil sub lupă.

Ce urmărește Curtea de Conturi în auditul SCIM?

În misiunile de audit, Curtea de Conturi verifică în concret dacă sistemul de control intern managerial esteconceput corespunzător și funcționează efectiv. Auditorii publici externi analizează dacă managementul instituției a pus în practică cerințele legale și procedurale legate de SCIM, după cum urmează:

•        Organizarea și documentarea SCIM– Se examinează dacă managerul instituției a emis decizii interne și a creat structuri necesare pentru coordonarea și monitorizarea SCIM. De exemplu, auditorii verifică dacă a fost constituităComisia de monitorizarea SCIM, prin act intern, și dacă această structură are atribuții clare de îndrumare metodologică. Totodată, se solicită dovezi că organizarea controlului intern este reflectată în documente scrise (regulamente, dispoziții, proceduri), disponibile rapid pentru cei îndreptățiți să le controleze.

•        Politici de etică și integritate– Se verifică existența unuicod de etică și integritateadoptat la nivelul entității și comunicat personalului. De asemenea, auditorii pot evalua dacă personalul cunoaște și înțelege normele de conduită etică (de exemplu, prin chestionare sau interviuri). Se verifică și dacă a fost desemnat un consilier de etică responsabil cu consilierea angajaților în probleme de integritate, precum și existența unuiregistru al cadourilor. În plus, se analizează documentația privindconflictele de interese– declarații pe proprie răspundere, proceduri interne și măsuri de prevenire.

•        Stabilirea de obiective și planificare– Un SCIM eficient pornește de la obiective clar definite și de la planuri pentru atingerea lor. Auditorii examinează dacă instituția și-a stabilit obiective SMART la nivelul fiecărui departament sau compartiment. Apoi, verifică dacă existăplanuri de acțiunecare detaliază activitățile necesare îndeplinirii acestor obiective. Lipsa unei planificări riguroase este un semnal de alarmă. În unele cazuri, Curtea de Conturi a constatat că standardul “Planificare” era complet neimplementat – nu fusese elaborată nicio procedură operațională de planificare a activităților și nu existau planuri concrete.

•        Gestionarea riscurilor– Un capitol esențial al SCIM îl reprezintămanagementul riscurilor. Auditorii evaluează dacă entitatea publică și-a identificat riscurile majore asociate programelor, proiectelor sau activităților, dacă a întocmit unRegistru al riscuriloractualizat și dacă a stabilit măsuri de control pentru a preveni sau atenua aceste riscuri. Contează nu doar existența formală a registrului, ci și utilizarea lui efectivă: se analizează în ce măsură conducerea ia decizii ținând cont de evaluarea riscurilor.

•        Proceduri operaționale și controale cheie– Auditorii cer adeseamanualul procedurilor operaționaleal instituției, pentru a verifica existența și calitatea procedurilor scrise ce guvernează activitățile principale (achiziții publice, execuție bugetară, resurse umane, patrimoniu etc.). Ei se uită după elemente precum: separarea sarcinilor, controale integrate în fluxul activității, frecvența desfășurării controlului, perioada de timp în care un control a funcționat, acoperirea proceselor relevante și dacă procedura esteoficializată. Lipsa unor proceduri pentru o activitate importantă sau proceduri neactualizate reprezintă o deficiență majoră.

•        Controlul financiar preventiv și circuitul documentelor– Curtea de Conturi analizează dacă au fost desemnați responsabili CFP și dacă proiectele de operațiuni financiare sunt vizate preventiv înainte de angajarea cheltuielilor. Această verificare merge mână în mână cu cea a procedurilor: pentru ca viza CFP să funcționeze corect, trebuie să existe anterior o structură internă clară – cu obiective, proceduri de lucru, registre de riscuri și standarde implementate.

•        Monitorizare, evaluare și raportare– Nu în ultimul rând, Curtea de Conturi verifică modul în care conducerea monitorizează și evaluează în permanență funcționarea SCIM. Se analizează dacăraportul anual de autoevaluarea fost întocmit și prezentat la termen. Auditorii confruntă conținutul raportului cu realitatea din instituție, pentru a identifica eventuale neconcordanțe. De asemenea, verifică dacă au fost raportate superiorilor progresul și dificultățile în dezvoltarea SCIM.

În esență,misiunea Curții de Conturi legată de SCIM se concentrează pe asigurarea existenței unui mediu de control intern robust– adică proceduri, politici și mecanisme care să garanteze că fondurile publice sunt gestionate legal, eficient și eficace.

Documente și activități evaluate în cadrul auditului SCIM

Pentru a determina dacă un sistem de control intern managerial este funcțional, auditorii cer o serie dedocumente-cheie:

•        Fișele de standardpentru toate cele 16 standarde SCIM.

•        Codul de etică și regulile de conduităaprobate și comunicate personalului.

•        Registrul riscurilor, complet și actualizat.

•        Manualul procedurilor operaționale, cu proceduri scrise și aprobate.

•        Rapoartele de autoevaluareși documentele de monitorizare (chestionare, procese-verbale).

•        Registrul cadourilorși declarațiile de interese.

•        Documentația privind conflictele de intereseși consilierul de etică desemnat.

Toate aceste documente trebuie să fie coerente între ele și aplicate în practică.Auditorii nu verifică doar existența lor, ci și funcționalitatea: procedurile trebuie respectate, riscurile trebuie gestionate, iar raportările trebuie să reflecte realitatea.

Probleme tipice identificate de Curtea de Conturi în primării

Rapoartele Curții de Conturi evidențiază frecvent probleme precum:

•        Documentație incompletă sau lipsă(proceduri inexistente, lipsa codului de etică, lipsa registrului riscurilor).

•        Lipsa integrării riscurilor în decizie, registre formale dar neutilizate.

•        Comisii inactive, constituite doar formal, fără ședințe sau activitate.

•        Raportări eronate, cu neconcordanțe între documente și realitate.

Aceste probleme arată că, în multe cazuri, SCIM este tratat ca un exercițiu birocratic, nu ca un instrument real de management.

Cum poate fi îmbunătățit SCIM și pregătirea pentru audit

Pentru a evita constatările negative ale Curții de Conturi și pentru a beneficia de un SCIM eficient, primăriile pot acționa pe mai multe direcții:

  1. Cultură organizațională orientată spre control intern– Conducerea trebuie să transmită importanța SCIM și să organizeze instruiri periodice.
  2. Revizuire și actualizare continuă– Codul de etică, registrele de risc și procedurile trebuie revizuite permanent.
  3. Digitalizarea procesului SCIM– Soluțiile moderne, precum Platforma SCIM, permit centralizarea documentelor, acces rapid de pe orice dispozitiv, securitate cibernetică ridicată și generarea automată de rapoarte.

Un SCIM bine implementat = un audit fără emoții

Cu cât sistemul de control intern managerial este mai solid, cu atât controalele Curții de Conturi vor decurge mai lin. O instituție care se autocorectează și își verifică intern legalitatea și eficiența nu are motive să se teamă de un audit extern.

Pentru decidenții din administrația locală, investiția în SCIM – fie prin documentare riguroasă, fie prin adoptarea unei platforme digitale dedicate – înseamnă nu doar conformitate legală, ci și transparență, eficiență și încredere sporită din partea cetățenilor.

Un SCIM puternic înseamnă o administrație locală mai transparentă, mai eficientă și mai aproape de nevoile comunității.

Sursa imagine: infomedpro.ro

Economie

Top articole

Partenerii noștri


Ultimele știri
Cele mai citite