Reducerea costurilor de printare

Printarea a inceput sa devina una dintre cele mai costisitoare operatiuni IT, mai ales in intreprinderile mari. Se estimeaza ca imprimantele si consumabilele asociate lor ajung la 5% din totalul

Printarea a inceput sa devina una dintre cele mai costisitoare operatiuni IT, mai ales in intreprinderile mari. Se estimeaza ca imprimantele si consumabilele asociate lor ajung la 5% din totalul cheltuielilor IT. In plus, imprimantele impreuna cu faxurile, copiatoarele si scanerele reprezinta o parte semnificativa nu numai din bugetul IT, ci chiar din beneficiul total al unei intreprinderi. Mergand pe ideea reducerii costurilor a aparut notiunea de TCO. TCO (Total Cost of Ownership), reprezinta cel mai important criteriu in alegerea unei imprimante pentru companii sau chiar pentru persoanele particulare. In cazul in care se doreste achizitionarea unei imprimante performantele exceptionale, calitatea de cele mai multe ori incredibila a graficelor, textului sau chiar a fotografiilor de pe un print alb negru sau color pun probleme mari in alegerea unui model. Chiar daca difera sa spunem la numarul de pixeli imprimati pe lungimea unui inch (cu cat sunt mai multi, cu atat calitatea este mai buna) diferentele la imprimare sunt aproape insesizabile. Daca performantele tehnice sunt asemanatoare, atunci s-ar putea alege imprimanta dupa accesorii, culoare, design sau modalitatea de conectare la calculator ori la alte dispozitive mobile. Totusi, cea mai profesionala modalitate de a alege este cea dupa TCO. In cazul imprimantelor, TCO este format din pretul initial plus cheltuielile de intretinere. Din pacate, TCO nu este o informatie ce poate fi gasita usor, si in nici un caz nu va fi tiparit pe ambalajul produsului. De-a lungul duratei de viata a produsului, cumparatorul va scoate din buzunar foarte multi bani pentru achizitionarea de consumabile, reparatii, iar in cazul defectarii, eventualele pierderi de timp reprezinta costuri suplimentare. Pretul de achizitie al unei imprimante cu jet de cerneala a ajuns atat de mic incat practic oricine si-o poate permite. De multe ori imprimantele ink-jet cumparate de parinti au ramas o mobila nefolositoare datorita costului cartuselor de cerneala. Gandind in termenii TCO putem spune ca un pret mai mare platit la inceput poate reprezenta o economie majora pe o perioada mai lunga. Nu demult, TCO reprezenta un termen obscur, de care se tinea cont doar in cadrul catorva companii. Astazi, imprimantele cu jet de cerneala au adus in atentia publicului larg acest termen. Producatorii de asemenea imprimante isi pot permite sa vanda propriile echipamente la preturi ridicol de mici deoarece beneficiile le au din vanzarea de consumabile. In mod evident, castigul este numai al lor, fiind singurii producatori de cartuse pentru tipul respectiv de imprimanta. Spre exemplu, daca se cumpara o imprimanta cu jet de cerneala Canon va trebui sa cumperi toata viata consumabile Canon la pretul impus de producator. Acest lucru este valabil la orice imprimanta cumparata. Un cartus color (cyan, magenta, galben) costa in unele cazuri peste 50$, iar unul negru 10-15$, in cazul in care imprimanta are un pret de 70-100$ sau chiar mai mic. Si asta nu este destul, utilizatorul va constata foarte rapid ca dupa printarea unui document de 100-200 de pagini trebuie schimbat cartusul. Un lucru extrem de neplacut pentru un "buget de austeritate". In consecinta, la o imprimanta, trebuie urmarite performantele urmatoare: numarul de pagini ce pot fi printate cu un cartus de toner, costul acestuia, daca exista cartus pentru fiecare culoare (4 cartuse) cunoscand faptul ca daca se termina o culoare nu va fi nevoie sa le schimbam si pe celelalte. La toate imprimantele numarul de pagini ce pot fi scoase la imprimanta se calculeaza la un procent de acoperire de 5%, valabil la paginile cu text. Astfel, la printarea de poze, grafice sau orice alt element grafic umplerea paginii va fi mai mare de 5% si, in consecinta, numarul de pagini imprimate va fi mai mic. Imprimantele cele mai economice, dar care sunt mult mai scumpe, la achizitionare, sunt cele laserjet. Din pacate, aceste imprimante, in varianta color, ajung la preturi ce elimina din start potentialii cumparatori casnici. In schimb, in varianta alb-negru, economiile care se fac cu o asemenea imprimanta sunt semnificative, mai ales atunci cand exista un volum mare de documente ce trebuie printate. In cazul unei firme pot aparea probleme mari in gestionarea imprimantelor, costurile fiind de 1-3% din totalul veniturilor. Multi profesionisti din marile intreprinderi vor gasi acest lucru surprinzator deoarece doar cativa dintre ei realizeaza cat de mult se cheltuieste si, mai ales, cum pot fi reduse aceste costuri. TCO reprezinta subiectul unor studii serioase facute de Gartner, Hewlett-Packard, Kyocera si multe alte firme. Aceste studii au identificat mai multi factori ce cresc in mod nejustificat pretul imprimarii. In marile companii exista tendinta de a avea mai multe imprimante decat este necesar. Unul dintre motivele ce determina aceasta stare de lucruri il reprezinta chiar costul redus de achizitie al anumitor tipuri de imprimante. In plus, exista tendinta de a refolosi vechile imprimante departamentale in diverse alte birouri. In acest fel, numarul de imprimante creste, iar pretul pentru consumabile, cel de intretinere si utilizare se dubleaza. Un alt factor ce influenteaza costul total il reprezinta folosirea imprimantelor de birou in locul celor departamentale. Multi angajati au inceput sa foloseasca aceste imprimante deoarece pretul este mic si nu se mai pierde timp cu deplasarea pana la locul unde se afla imprimanta "mare". Totusi, pretul pe pagina la aceste tipuri de imprimante este urias si nu se justifica de nici un fel. Imprimantele departamentale pot fi plasate judicios astfel incat sa fie la indemana tuturor angajatilor ce printeaza la ea. Numarul total de modele diferite de imprimante dintr-o intreprindere poate afecta in mod negativ costurile de intretinere. In absenta unei strategii de management a imprimarii pot aparea situatii in care o intreprindere are sute de tipuri de imprimante, de la producatori diferiti. In acest caz, vor trebui incheiate multiple contracte de mentenanta cu firmele ce vor repara, intretine sau chiar vor livra consumabile pentru aceasta intreprindere. Se stie ca in economia de piata se acorda, in general, discount-uri pentru aproape orice cu conditia sa fie un volum mare. Indiferent cat de mare ar fi o intreprindere, daca are doar doua imprimante de un anumit tip, nu va putea beneficia de nici o reducere nici la achizitionarea de consumabile, nici la reparatii sau intretinere. In plus, consumabilele de rezerva vor trebui puse in spatii special amenajate pentru ca trebuie sa existe cel putin o rezerva pentru fiecare tip de imprimanta, ca sa nu mai vorbim de banii blocati in acest fel. Durata de utilizare a unei imprimante este de multe ori prea mare, afectand in mod negativ cheltuielile de intretinere. Cu cat este mai uzata, cu atat defectarea ei va fi mai deasa. Cheltuielile vor creste, iar productivitatea va scadea. Conform actualelor tendinte de pe piata, costul consumabilelor pentru modelele vechi este mai mare decat pentru modelele noi, iar capacitatea tonerelor este mai mica. Urmatoarele elemente intra in structura de cost TCO: - Hardware: costul de achizitie, upgrade-uri (memorii, hard-disk-uri, sertare de mare capacitate, serverele de printare); - Software: costurile de licentiere, support licenses, upgrade-urile, personalizarea sistemului de printare sau print-enabling software; - Consumabile: hartie, toner, drum kit, cartusele de cerneala, maintenance kit; - Network management/software: managementul retelei, costurile retelei (alocat in procent de ocupare), administrare, instalare si configurare; - Infrastructura: planul de dezvoltare a imprimantelor, spatiul fizic (costul pentru spatiul necesar echipamentului, aparate de aer conditionat, consum de energie etc.) costuri de ugrade; - Personalul ce utilizeaza imprimantele si disponibilitatea: instruirea personalului (cum sa foloseasca imprimanta), instruirea avansata (scoaterea unei hartii in cazul blocarii, incarcarea cu hartie, inlocuirea tonerelor sau a cartuselor de cerneala etc.), timpul de asteptare pana documentul va fi imprimat, instalare si configurare, timpul cat sta defecta (costurile aferente cum ar fi cele de folosire a unei alte imprimante in perioada defectiunii etc.), costurile pentru imprimantele vechi (viteza de imprimare, problemele aparute de lipsa unui raspuns rapid, tehnologia veche, calitatea slaba a imprimarii, reprintarea etc.) - Mentenanta si costul asistentei de specialitate: costul contractelor de mentenanta, garantia, costul pentru imprimantele nefolosite, costul help-desk etc.