Frauda din interiorul firmei: de ce încrederea nu poate înlocui verificările

O factură aprobată pentru bunuri care nu au fost livrate. O plată făcută în interes personal. Un furnizor favorizat în schimbul unor avantaje. Pentru o companie, pericolul nu vine întotdeauna din afară. Uneori, el pornește chiar de la oamenii care au acces la bani, documente și decizii.

Foto: Arhiva Adevărul

Frauda internă poate rămâne nedescoperită luni sau chiar ani, iar recuperarea banilor este departe de a fi sigură. Potrivit raportului ACFE „Occupational Fraud: A Report to the Nations”, prezentat de Mircea Samuilă într-o analiză publicată pe JURIDICE.ro, 56% dintre companiile prejudiciate din cazurile analizate nu au recuperat nimic.

Raportul cuprinde 2.402 cazuri din 143 de țări, cu prejudicii cumulate de peste 3,4 miliarde de dolari. Datele descriu cazurile investigate, nu amploarea fraudei în toate firmele și nici situația particulară a României.

Semnalul de alarmă vine adesea de la un om, nu de la un audit

În 43% dintre cazurile analizate, frauda a fost descoperită inițial în urma unei sesizări. Prin comparație, auditul intern a identificat 15% dintre cazuri, iar auditul extern, 2%.

Pentru angajatori, mesajul este simplu: oamenii trebuie să știe unde pot semnala o neregulă și să aibă încredere că sesizarea va fi verificată. Un canal de raportare este puțin util dacă angajații nu îl cunosc sau nu îl consideră credibil, mai ales atunci când suspiciunea îl privește pe propriul șef.

Nici vechimea, nici poziția în companie nu oferă garanții. În cazurile studiate, 88% dintre persoanele care au comis fraude nu mai fuseseră acuzate sau condamnate pentru asemenea fapte.

Există și comportamente care pot justifica verificări: un nivel de trai aparent peste veniturile cunoscute, o apropiere neobișnuită de un furnizor sau refuzul constant de a delega atribuții. Acestea nu sunt însă dovezi de vinovăție.

Reguli simple, aplicate inclusiv conducerii

Firmele mici pot fi vulnerabile atunci când aceeași persoană controlează mai multe etape ale unei operațiuni. Separarea atribuțiilor la efectuarea plăților, verificarea livrărilor înainte de aprobarea facturilor și controalele periodice pot reduce riscul.

Regulile trebuie să se aplice și conducerii. Încrederea într-un angajat sau într-un manager nu ar trebui să îl scutească de verificările obișnuite.

Dacă apar suspiciuni, reacția trebuie să fie rapidă, dar bazată pe fapte: păstrarea documentelor, verificarea operațiunilor, stabilirea prejudiciului și evaluarea măsurilor legale pentru recuperarea lui. O sancțiune internă nu rezolvă, singură, problema banilor pierduți.

Concluzia analizei este că încrederea și controlul nu se exclud. Verificările consecvente protejează atât compania, cât și angajații corecți.