Cum comunici asertiv în limba engleză

Uneori este dificil să te faci înţeles în limba maternă, la birou, dar când comunicăm şi într-o limbă străină, atunci este cu atât mai greu să susţii un nivel ridicat al comunicării asertive.

În condiţiile în care petreci 28% din programul de lucru doar răspunzând la e-mailuri, conform unui articol McKinsey, este important să fii conştient de impactul pe care îl au cuvintele asupra oamenilor.

Într-o săptămână obişnuită de muncă, 13 ore sunt dedicate doar pentru prioritizarea, organizarea şi formarea răspunsurilor la e-mailurile pe care le primim, conform unui studiu realizat de McKinsey. Pentru a te asigura că nu există confuzii lingvistice atunci când colaborezi ”de la distanţă” cu colegii din alte ţări, trebuie să fii atent la expresiile pe care le foloseşti în comunicarea scrisă. În cele ce urmează voi scrie despre câteva lucruri menite să te ajute în comunicarea asertivă pe e-mail, în limba engleză. 

Subiect clar

Având în vedere că oamenii petrec multe ore în faţa unui ecran, este de la sine înţeles că vor fi supuşi unui flux informaţional foarte mare. Dacă vrei ca e-mailul tău să nu se piardă în lista destinatarului, trebuie să te asiguri că subiectul e-mailului este unul suficient de descriptiv şi care nu poate fi ignorat. 

În funcţie de tipul de informaţie pe care doreşti să-l transmiţi, Grammarly sugerează următoarele sintagme pentru titlu: Planning for, Request for, Action/Decision needed. Doar în cazuri excepţionale poţi folosi URGENT în titlul unui e-mail. Încearcă să nu foloseşti foarte des acest cuvânt, deoarece odată cu timpul colegii se vor obişnui cu acest sistem şi nu vor mai prioritiza e-mailurile tale după acest criteriu. Trebuie să fii atent în a face diferenţa dintre urgent şi important: nu tot ce este urgent este şi important, la fel cum nu tot ce este important este şi urgent.

Oferă o tentă personală textului

Nimeni nu îşi doreşte să primească un mesaj standard, similar cu un răspuns automat oferit de un sistem. Pentru a putea comunica eficient şi asertiv în limba engleză trebuie să fii atent la formula de adresare şi la cuvintele pe care le foloseşti. Imaginează-ţi că discuţi live cu un coleg, atunci când decizi să trimiţi un e-mail. Evident, trebuie să ţii cont de organigrama companiei şi să-ţi adaptezi mesajul în funcţie de destinatar, dar câteva dintre expresiile de mai jos se potrivesc în orice situaţie.

Shelly Davies, trainer şi autoare recunoscută la nivel internaţional, este de părere că un prim pas în dezvoltarea asertivităţii este atenţia pe care o acordăm cuvintelor folosite în limbajul scris. Cu atât mai mult cu cât interacţiunea cu colegii se realizează într-o limbă străină, iar vorbitorii nativi ar putea înţelege distorsionat mesajul pe care noi încercăm să-l transmitem. 

Foloseşte sorry în locul cuvântului apologies, can’t în loc de cannot sau happen în loc de occur. De asemenea, este indicat să începi un mail cu Hi, deoarece adresarea este mai personală şi mai prietenoasă. Pentru a trece la un nou paragraf al e-mailului foloseşte una dintre expresiile următoare: Hey, thanks for explaining that, I’m so sorry, that’s not quite right, I see things a bit differently, Bad news, I’m afraid. Ai grijă să nu treci dintr-o extremă în alta şi încearcă să nu pari extrem de pozitiv, atunci când este cazul să dai veşti neplăcute.

Activ, nu pasiv

Diateza activă este mai potrivită pentru comunicarea scrisă, deoarece îndeamnă interlocutorul spre a iniţia o acţiune. Uneori, există tendinţa ca oamenii să folosească în scris diateza pasivă, deoarece lasă impresia unei ”exprimări politicoase” şi potrivită mediului de business. 

Contrar aşteptărilor, diateza pasivă nu este recomandată în cadrul comunicării asertive. Iată câteva exemple de fraze care pot fi folosite într-un e-mail: Thank you for your time / consideration / attention, Please let me know if you have any questions, Could you please … ?, When will [that thing] be done? Please let me know of any issues that could prevent you from meeting that deadline.

Pentru a te asigura că oamenii din echipa ta au la îndemână instrumentele necesare pentru a putea comunica asertiv într-o limbă străină, în primul rând trebuie să vorbească fluent limba respectivă. Pentru a putea realiza acest lucru pot folosi o platformă de învăţare potrivită nevoilor lor. Agile Learning este o tendinţă nouă în materie de învăţare a unei limbi străine. O platformă online care funcţionează după acest principiu oferă posibilitatea de a reconfigura training-ul în timp real ceea ce conduce la accelerarea procesului de învăţare. De asemenea, există platforme care permit descărcarea de rapoarte de performanţă şi estimarea costurilor unei astfel de investiţii pe baza unui calculator online.