Cum se vor schimba birourile corporatiştilor din cauza COVID-19

Birourile corporatiştilor se vor schimba din cauza COVID-19, luna mai fiind cel mai probabil o perioadă de tranziţie de la lucrul de acasă la reîntoarcerea treptată la birou, în prim plan fiind asigurarea unui mediu de lucru sănătos şi sigur pentru toţi angajaţii.

Obligativitatea purtării măştilor de protecţie, spaţii de cel puţin un metru între angajaţi, interacţiuni umane limitate, inclusiv evitarea strângerilor de mâini, reducerea întâlnirilor şi a evenimentelor cu mai mult de 10 participanţi, testarea temperaturii fiecărui angajat înainte de a intra în birou şi la sfârşitul programului, lucrul în ”schimburi”, orar de muncă redus, acestea sunt doar câteva elemente care vor caracteriza noul mediu de lucru după ridicarea restricţiilor impuse de pandemia COVID-19.

 În acest sens, majoritatea companiilor din România au acum pe agendă stabilirea celui mai bun plan de revenire la munca la birou după două luni în care peste 90% dintre angajaţi au experimentat munca de acasă.  

Mediul de afaceri nu se va putea întoarce însă la modul de lucru pe care îl ştiam înainte de pandemie, dar acesta se va reinventa pentru a deveni mai flexibil, adaptându-şi modelele de functionare la o nouă normalitate. Impactul pe termen scurt pentru companii va fi semnificativ, în condiţiile în care activităţile uzuale sunt afectate de schimbări zilnice. 

“Şocul imediat şi conştientizarea problemelor provocate de aceasta criză s-au încheiat şi acum majoritatea companiilor sunt în faza de răspuns, după o perioadă de scurtă pregătire, şi de implementare a unor măsuri coerente coordonate cu proprietarii clădirilor.

Acum se va da testul real de calitate al managementului de clădire, testul capacităţii industriei noastre de a se adapta şi de a proteja oamenii şi sănătatea acestora. Nimeni nu are soluţia perfectă – “one-size-fits-all” – pentru acest moment de revenire, dar conlucrând, împărtăşind bune practici şi experienţa, împărtăşind şi lecţiile învăţate, putem să creăm un mediu sigur atât pentu angajaţii noştri, cât şi pentru clienţii noştri.”, a declarat Silviana Petre Badea, managing director JLL România.

Etapa de pregătire a reluării activităţii este foarte complexă şi cere câteva măsuri de restructurare, dar şi curaj din partea liderilor din business şi a angajaţilor. 

În acest sens, companiile trebuie să determine în ce măsură birourile trebuie modificate/adaptate la noile condiţii de lucru. Şi de asemenea, trebuie să ţină cont că nu este vorba de a reveni cât mai repede cu putinţă la lucrul în birou, ci dimpotrivă. Trebuie să se determine foarte clar care sunt schimbările care trebuie aduse birourilor care au fost închise mai multe săptămâni, astfel încât oamenii să se simtă în siguranţă şi de asemenea activitatea să revină la stabilitate. 

Patru trenduri care ar trebui urmărite în perioada post-pandemică

1. Spaţiul de lucru va fi regândit astfel încât să asigure distanţarea între angajaţi. În acest sens spaţiul alocat unui angajat va creşte, spaţiile comune, recepţiile, lifturile, băile, zonele de cafea trebuie regândite. Elementele critice pentru reîntoarcerea la birou sunt estimarea gradului de utilizare a spaţiului, monitorizarea / gestionarea densităţii şi a fluxului de oameni.

2. Sistem flexibil de lucru atât din punct de vedere al orarului, cât şi al locaţiei. Pentru aceasta, companiile trebuie să se asigure că soluţiile tehnologice le vor permite să implementeze eficient acest sistem, fără factori perturbatori.

3. Un focus semnificativ crescut pe sănătate şi siguranţă. Aceasta va presupune  implementarea scanărilor de temperatură, proprietarii şi marii chiriaşi trebuie să asigure echipamente de protecţie personală şi să acorde atenţie sporită gestionării proprietăţilor şi a spaţiilor inclusiv prin măsuri pentru îmbunătăţirea siguranţei şi pentru igienizarea spaţiilor, precum şi prin comunicarea clară a eforturilor de reducere a riscurilor şi a protocoalelor de sănătate / curăţenie.

4. Asigurarea de spaţii care să asigure atât colaborarea între angajaţi, dar şi condiţii de concentrare individuală. Ideile bune vin de la oameni care lucrează împreună în aceeaşi cameră. De asemenea, cultura corporativă se bazează pe valori şi experienţe, provocări şi succese personale. Mai mult. provocările legate de tehnologiile emergente şi de modelele de business de tip ”disruptive” (perturbatoare) sunt greu de rezolvat prin conferinţe telefonice. 

Cum a făcut asiaticii

Cum se aplică toate acestea în practică, putem vedea deja în birourile din Asia, care experimentează deja perioada de tranziţie. Unul dintre acestea este biroul din Wuhan, care a fost redeschis în urmă cu două săptămâni, după o etapă de pregătire care a însemnat inclusiv procurarea de materiale de protecţie şi dezinfectarea biroului. 

Angajaţii au primit kituri care includ materiale de protecţie, dar şi instrucţiuni clare privind utilizarea spaţiului de lucru, cum ar fi purtarea măştilor în interiorul biroului, testarea temperaturii la intrarea şi la părăsirea biroului, suspendarea întâlnirilor cu persoane din afara biroului, amplasarea de recipiente speciale unde pot fi aruncate măştile folosite. 

De asemenea, într-una din sălile de conferinţe a fost amenajată temporar o cameră de izolare, biroul este dezinfectat o dată pe săptămână, iar numărul de staţii de lucru s-a redus în primă fază la jumătate, pentru a asigura distanţa de cel puţin un metru între angajaţi. 

Dar cu toate aceste restricţii şi noi reguli, angajaţii au fost foarte încântaţi să revină la birou şi să se reîntâlnească. 

“A fost emoţionant să intru în birou după toată situaţia prin care am trecut. Ne-am dus lipsa unii altora. Este un moment special pentru noi toţi chiar dacă am stat conectaţi digital pe perioada în care biroul a fost închis”, a declarat Eric Xin, directorul general al JLL Wuhan, Nanjing şi Hangzhou. 

Wuhan, cu o populaţie de peste 11 milioane de oameni, a fost în centrul atenţiei de la începutul acestui an, fiind primul focar de COVID-19.

În biroul din Hong Kong al JLL, redeschis recent, angajaţii au fost împărţiţi în două echipe, astfel că fiecare dintre acestea lucrează alternativ o săptămână de acasă şi una de la birou.

Pentru lucrul de la birou, s-a creat spaţiu de cel puţin un metru între birouri şi în sălile de întâlnire, s-a diminuat durata înteracţiunilor fizice, iar recomandarea este ca angajaţii să lucreze la acelaşi birou să nu îşi schimbe locul.

Angajaţii trebuie să stea acasă dacă au simptome de răceală sau gripă şi să consulte imediat un medic, iar până la pronunţarea unui diagnostic să limiteze orice contact cu alte persoane. Spălatul regulat al mâinilor şi utilizarea dezifectanţilor pe bază de alcool sunt de asemenea reguli de bază.

În această săptămână vor avea loc şi primele deschideri de birouri JLL din EMEA, respectiv în Dusseldorf şi Koln. Redeschiderile vor fi făcute cu precauţie şi gradual, cu 20-30% din capacitate pentru a asigura distanţarea socială şi siguranţa angajaţilor.  

Mai jos este o listă de elemente pe care orice companie trebuie să le bifeze când analizează redeschiderea biroului: