Există în practica de lucru două modalităţi: eliberarea de chitanţe personalizate (cele editate cu datele de identificare şi serie unică) şi eliberarea de chitanţe ce nu sunt personalizate, fiind completate „în pix“ de către administrator sau casier.

Legea 230/2007 şi Normele de aplicare 1588/2007 prevăd în mod clar, şi nu o singură dată, obligaţia asociaţiei de proprietari de a avea chitanţe personalizate şi de a le elibera prin intermediul administratorului sau casierului celor care achită atât cote lunare de contribuţie cât şi fond de rulment.

Trebuie reţinut faptul că, administratorul are obligaţia de a elibera chitanţă personalizată separat faţă de cotele de întreţinere, pentru sumele achitate de către proprietari ca şi fond de rulment.

Întrebarea care se pune vizează semnificaţia expresiei „chitanţă personalizată“ şi dacă intenţia legiuitorului a fost de a fi eliberate doar chitanţe tipărite, inseriate etc., astfel încât singurele date rămase de completat fiind numele proprietarului, apartamentul şi suma achitată. Cu alte cuvinte, se consideră chitanţă personalizată = chitanţa tipărită?

În opinia mea, asociaţia de proprietari prin administrator sau casier poate elibera oricare din cele două tipuri de chitanţe, cu următoarele precizări: dacă în cazul celor tipărite lucrurile sunt clare şi nu insistăm, în cazul celor ce nu sunt inseriate şi tipărite, asociaţia de proprietari prin intermediul Comitetului executiv trebuie să emită o hotărâre în care să se menţioneze achiziţionarea unui număr de x carnete ce vor fi înseriate de la numărul la numărul, aspecte ce urmează fi consemnate într-un registru.

În acest registru, administratorul sau casierul va nota carnetul/carnetele şi seriile chitanţelor ce urmează a fi folosite, astfel încât să existe pe de o parte o evidenţă a acestora iar pe de altă parte pentru evitarea emiterii de chitanţe cu număr identic.

Deşi pare incredibil, există proprietari (şi nu puţini) care efectuează plata cotelor de întreţinere sau al fondului de rulment prin transfer bancar, dar solicită asociaţiei eliberarea unei chitanţe pentru operaţiunea efectuată (pentru suma ce a făcut obiectul transferului bancar).

Dovada realizării plăţii pentru proprietar este reprezentată de documentul bancar şi nu este nevoie de chitanţă, asociaţia pe baza extrasului bancar va încărca acele sume încasate. Administratorul sau casierul dacă eliberează şi chitanţă pentru plata bancară efectuată, se va încărca cu respectiva sumă de două ori, însă suma de bani, în mod real, nu se va regăsi în soldul de casă. În concluzie, chitanţă nu se eliberează într-o astfel de situaţie.  

Textele de lege aplicabile:

Normele metodologice 1588/2007 de aplicare a Legii 230/2007

Art. 11 arată că: „După înfiinţarea asociaţiei de proprietari, aceasta se identifică prin denumire, adresa condominiului, încheierea judecătorului delegat sau orice alt document legal acordat la înfiinţare şi prin codul de identificare fiscală al asociaţiei. Actele care emană de la asociaţiile de proprietari vor cuprinde atributele de identificare“.

Art. 22 alin 8 arată că: „În situaţia în care asociaţia de proprietari angajează un casier, acesta răspunde de efectuarea operaţiunilor de încasări şi plăţi în numerar, cu respectarea prevederilor Regulamentului operaţiunilor de casă. La asociaţiile de proprietari care optează pentru conducerea contabilităţii în partidă simplă, administratorii de imobile pot cumula şi funcţia de casier. Pentru încasările în numerar asociaţia de proprietari are obligaţia să emită chitanţe care vor cuprinde obligatoriu următoarele date: numărul de ordine, în baza unei serii, care identifică chitanţa în mod unic; data emiterii facturii; denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare fiscală ale asociaţiei de proprietari pentru care se emite chitanţa“.

Art. 24 alin 2 arată că: „Fondul de rulment se constituie prin plata anticipată a cotei ce revine fiecărui proprietar, potrivit hotărârii adunării generale a asociaţiei de proprietari, iar reîntregirea fondului de rulment se face lunar, prin plata sumelor afişate pe lista de plată. Pentru încasarea fondului de rulment, casierul asociaţiei de proprietari eliberează chitanţă personalizată separată.“