Indiferent de ceea ce ni se „livrează“ ca şi explicaţie, păstrarea a zeci de mii de lei ca şi sold de casă poartă un mic interes, fapt care a dus, duce şi va duce la tentaţie, la confundarea banilor proprietarilor cu propriul buzunar, la realizarea de lucrări şi investiţii ce sunt plătite „cash“ etc.

Nimic nu împiedică administratorul să depună sumele de bani în contul bancar al asociaţiei (nu cel personal) şi să realizeze plăţi către furnizorii de utilităţi şi prestatorii de servicii. Este sigur, modern, transparent. Povestea comisioanelor bancare este şi rămâne „o poveste“ în condiţiile în care siguranţa banilor (sumelor de bani manipulate în numerar) nu poate echivala cu 20 de lei comisioane bancare lunare, comisioane repartizate la nivel de asociaţie. Culmea, există asociaţii (şi nu puţine) care refuză plata facturilor prin instrument bancar fără însă a pune în balanţă şi posibilitatea dispariţiei sumelor de bani manipulate de către administrator (furt, pierdere etc.), fiind suficient să se întâmple o singură dată.

Cum împiedicăm tentaţia şi cum verificăm soldul de casă?

Rolul comitetului – Comitetul executiv al asociaţiei de proprietari poate decide plafonarea soldului de casă la o anumită sumă, peste care, sumele de bani încasate sunt depuse în contul bancar al asociaţiei. Comitetul executiv trebuie să se implice şi să realizeze selecţia de oferte şi negocierea lucrărilor, nefiind lăsate aceste atribute la nivelul deciziei unei singure persoane, administrator sau preşedinte.   

Rolul preşedintelui – Preşedintele asociaţiei se poate implica până la nivelul realizării plăţilor către furnizorii şi prestatorii de servicii, prin ceea ce se numeşte acceptarea/aprobarea tranzacţiilor iniţiate de către administrator. Printr-o astfel de modalitate pe de o parte există o verificare a sumelor achitate şi beneficiarul acestora iar pe de altă parte se stabileşte o prioritate în plăţile realizate la nivelul asociaţiei.

Rolul cenzorului – Cenzorul asociaţiei are acces la toate documentele financiar contabile, fiind persoana care poate trage un semnal de alarmă cu privire la existenţa unui sold de casă mult prea mare şi poate recomanda măsuri de urmat.   

Cei menţionati mai sus trebuie să înţeleagă că răspunderea este solidară şi orice fel de pasivitate, dezinteres şi lipsă de reacţie poate avea consecinţe.

Rolul proprietarului – Proprietarul are un rol extrem de important, ce nu este conştientizat, în condiţiile în care acesta, în conformitate cu legislaţia în materie, are dreptul de a lua cunoştinţă şi de a avea acces la toate documentele ce privesc asociaţia de proprietari. Să avem curiozitatea de a ne uita pe o factură de apă sau căldură pentru a vedea dacă exista sold sau să ne uităm pe un registru de casă să vedem soldul nu este un mare efort.

Controlul asupra soldului de casă, adică verificarea sumelor de bani menţionate în registrul de casă cu ceea ce se găseşte efectiv în posesia administratorului, reprezintă cea mai bună metodă de a stopa posibilitatea de folosire a unor sume de bani în alt interes decât cel al asociaţiei.

Prin urmare, asociaţia de proprietari prin comitet poate decide realizarea unui control inopinat, control în cadrul căruia să se verifice concordanţa dintre soldul de casă şi banii existenţi efectiv în posesia administratorului. Şi cenzorul are la îndemână un astfel de control, putând realiza o astfel de activitate, pentru a se asigura că soldul de casă există, adică suma de bani există în mod efectiv. Sigur că, administratorul care are ceva de ascuns va motiva că nu are înregistrările făcute la zi, că mai există plăţi realizate etc etc, aspecte care nu au susţinere, atâta timp cât TOATE aceste acte există şi pot fi contabilizate de la data ultimei file din registrul de casă, ultima înregistrare, putându-se determina cu exactitate soldul de casă – DOAR VOINŢĂ ŞI INTERES SĂ EXISTE.

Ponderea administratorilor care ţin soldul de casă „în casă“ este net superioară celor care lucrează cu banca şi de aici toate consecintele pe care le-am văzut în presa scrisă sau la ştirile TV: blocuri fără utilităţi, blocuri cu eşalonări, blocuri cu sume lipsă, blocuri în care proprietarii mai trebuie să achite facturi care au mai fost recuperate în liste etc.

Nu trebuie să aruncăm sub preş aceste probleme sau să le negăm cum nu trebuie să generalizăm (nu toţi administratorii bagă mâna în borcanul cu miere). Pe de altă parte toate mijloacele de limitare a unei astfel de tentaţii sunt la îndemâna comitetului. Unde comitetul nu se implică şi unde cenzorul semnează ca „primarul“ se vede: sold casă 20.000 lei sau 85.000 lei. Mă scuzaţi! Însă la atâta bănet în casă (apartament) parcă-ţi vine să... tentaţia există.

Mai bine un mic control decât lacrimi după banii care nu mai sunt, facturi rămase neachitate, penalităţi de la furnizori, sistare. Materialul nu vizează administratorii ci tinde la a deschide ochii celor care figurează doar cu numele pe lista comitetului, ca preşedinte sau ca cenzor; nu de alta, dar să nu răspundă cu propriul buzunar.