Lecţii învăţate din războiul afacerilor – Episodul 1: Cum descoperi că angajaţii te fură

Proceduri clare, angajaţi competenţi şi integri, parteneri serioşi şi de încredere. Acestea sunt doar câteva dintre cele mai importante condiţii pentru ca un business să înregistreze rezultate bune. Unele companii sunt atât de conştiente de aspectele menţionate încât şi-au construit în jurul lor întreaga cultură organizaţională.

Totuşi, fără legătură cu profesionalismul managerilor şi cu valorile companiilor, mai apar şi eşecuri. Procedurile trebuie actualizate, în timp ce resursa umană necesită o atenţie sporită. Toate acestea reprezintă lucruri esenţiale, cu atât mai mult cu cât vorbim de un mediu de business competitiv, în care cea mai mică eroare poate să se transforme într-un eşec de proporţii.

Pentru a gestiona corespunzător toate aceste riscuri, companiile pot accesa servicii de intelligence. Astfel, datorită profesioniştilor de top, vulnerabilităţile pot fi transformate în avantaje, lucru care se vede rapid în rezultatele financiare. Acesta este doar unul dintre  beneficiile observate, la clienţii din România, de echipa Interdiligence, companie specilizată în investigaţii economice şi de protecţie a afacerii.

Cu scopul de a trage un semnal de alarmă cu privire la experienţele negative cu care se confruntă multe dintre companiile ce operează în piaţa din România, Interdiligence şi-a propus să prezinte câteva dintre speţele complexe pe care le-a rezolvat cu succes. Soluţiile găsite pot fi luate în considerare de orice manager sau lider de organizaţie.

Ameninţarea din interiorul organizaţiei

O cunoscută companie multinaţională din industria alimentară a observat că la una dintre fabricile din România anumite sectoare ale activităţii nu performau. Deşi suspecta conflicte de interese, fraude şi înţelegeri ascunse în rândul angajaţilor şi contractorilor, managementul nu putea să demonstreze că bănuielile sunt fondate. Pentru identificarea unei soluţii, conducerea companiei a contractat echipa Interdiligence.

Cu toate că procesul de investigare a fost complex, incluzând acţiuni de culegere a informaţiilor, de cercetare şi analiză, acesta s-a desfăşurat într-o perioadă relativ scurtă, de doar o lună şi jumătate. Echipa multidisciplinară de experţi, formată din analişti de informaţii şi investigatori de teren, a fost completată cu un specialist în investigaţii financiare şi, pentru a evalua şi a înţelege mai bine aspectele tehnice legate de modul de funcţionare a fabricii, cu experţi în industria alimentară. Specialiştii au efectuat investigaţii complexe în teren, au intervievat angajaţi şi contractori ai companiei, au analizat numeroase documente obţinute prin mijloace investigative specifice pentru a documenta şi a scoate la iveală activităţile ilegale şi legăturile dubioase dintre angajaţi şi contractori.

Cum se evapora motorina

Printr-o muncă de teren susţinută şi după zeci de ore de analize, documentare şi interviuri cu persoane relevante, specialiştii Interdiligence au demascat o reţea specializată în furtul de combustibil diesel din interiorul fabricii. Câţiva angajaţi falsificau documentele contabile ale companiei prin înscrierea unui număr mai mare de ore de funcţionare a utilajelor. Astfel, aceştia acumulau un surplus de combustibil diesel care era, ulterior, scos în afara fabricii cu complicitatea firmei de pază şi a unui contractor local. În cooperare cu conducerea fabricii, investigatorii au organizat chiar şi un flagrant, cazul fiind preluat de Poliţia Română şi cercetat într-un dosar penal.

Datorită analizei aprofundate, s-au elucidat şi alte “mistere” mai vechi: investigatorii au reuşit să localizeze un echipament industrial care dispăruse de mult timp din incinta fabricii şi chiar din registrele contabile. Utilajul a fost identificat într-o curte privată, chiar dacă cei care l-au sustras au acoperit marcajele iniţiale. Şi în acest caz, au fost descoperiţi suspecţii, angajaţi ai companiei, şi au fost informate autorităţile locale de poliţie pentru investigaţii suplimentare. Surprizele nu s-au oprit aici.

Analiza minuţioasă a documentelor contabile ale companiei, coroborată cu observaţiile tehnice independente făcute de experţi, a scos la iveală şi o acţiune clară de fraudare a companiei prin supraestimarea costurilor unor servicii prestate de mai mulţi contractori locali. Ulterior încasării plăţilor aferente serviciilor şi produselor vândute companiei, aceştia returnau o parte din diferenţa de cost angajatului companiei care era responsabil cu semnarea contractelor şi recepţia serviciilor.

Cum de s-au putut întâmpla aceste fraude într-o organizaţie puternică şi cu valori solide? Concluziile specialiştilor Interdiligence sunt că au fost posibile din cauza lipsei anumitor proceduri interne riguroase de achiziţii de produse şi servicii, de lipsa unei supervizări a proceselor de achiziţie, precum şi de existenţa unui grad mare de lejeritate operaţională de care se bucurau unii manageri.

Proiectul a fost finalizat cu o serie de recomandări din partea Interdiligence, pe baza constatărilor dezvăluite, printre care: colaborarea cu autorităţile de poliţie pentru investigarea plângerilor penale privind furtul calificat de combustibil şi utilaje; iniţierea unei anchete administrative pentru a stabili implicarea angajaţilor în acţiuni frauduloase şi aplicarea de sancţiuni administrative; îmbunătăţirea procedurilor de monitorizare a activităţilor de producţie şi transport.