Cum a reuşit Holcim să renunţe la cea mai mare parte a documentelor tipărite

În urmă cu câţiva ani, mai multe companii importante din România au înţeles perfect oportunitatea pe care le-o oferă semnătura electronică: aceea de a da valoare legală documentelor electronice şi de a renunţa la fluxurile de lucru bazate pe documentele tipărite.

Una dintre acele companii este Holcim, care în 2015, cu sprijinul specialiştilor certSIGN, a ales să semneze contracte şi documentele suport  (acte adiţionale, etc)  cu clienţii săi exclusiv în format electronic, reuşind astfel să reducă fluxul de semnare a unui contract la un simplu schimb de e-mail-uri.

Dacă ne gândim doar la cât timp se pierde cu un contract tipărit pe drumul său de la un sediu la altul, realizam câtă ineficienţă ascunde în zilele noastre un document tipărit. Asta, în condiţiile în care acelaşi contract poate fi generat, semnat şi arhivat în 5 minute dacă este manipulat în format electronic.

„Uneori, pentru semnarea unui contract pe hârtie puteam pierde chiar şi câteva zile. Era un flux greoi şi ineficient, care nu ne avantaja nici pe noi, nici pe clienţi şi care ne afecta de fiecare dată când semnam, de exemplu, un act adiţional sau o anexă. De aceea, am decis să semnăm electronic toate contractele, anexele şi actele adiţionale. Astfel, am redus timpul necesar încheierii unui contract la doar 5-10 minute şi, totodată, am eliminat costurile de transmitere a contractelor si cele de gestionare pe întreaga perioadă prevăzută de legile în vigoare”, a declarat Claudiu Adam - Marketing & Sales, Commercial Business Systems Manager al Holcim (Romania) SA

Poate cel mai important câştig al companiilor care lucrează cu documente electronice este timpul pe care îl economisesc şi simplificarea acţiunilor, eliminând activitatea de rutină a angajaţilor.

„Practic, ce ne-am dorit este accelerarea  procesului decizional,  eficientizând timpul necesar semnării unui contact. Această iniţiativă vine în întâmpinarea nevoilor clienţilor Holcim România şi face parte dintr-un ansamblu mult mai complex pe care l-am dezvoltat pe segmentul digitalizării serviciilor noastre.” a adăugat Bogdan Dobre – Director Comercial al Holcim (Romania) SA.

Astăzi, pentru a migra de la un mod de lucru bazat pe hârtie la unul bazat pe documentele electronice, o companie are nevoie de doar trei elemente:

·         Certificat digital calificat – semnătura electronică pe care o creezi cu ajutorul acestuia are exact valoarea legală a semnăturii olografe, cu diferenţa că certificatul digital îţi permite să semnezi mii de documente în câteva minute.

·         Arhivare electronică cu valoare legală – asigură păstrarea în siguranţă şi disponibilitatea permanentă a documentelor electronice, pe întreg ciclul de viaţă. E o alternativă mai sigură la serviciile de stocare în cloud, întrucât respectă prevederile legii arhivării electronice şi te ajută să respecţi, la rândul tău, prevederile legii arhivelor naţionale şi ale codului fiscal referitoare la păstrarea documentelor.

·         Marcare temporală – o aplici pe documentele electronice care au implicaţii legale, pentru a demonstra faptul că ele au existat în forma respectivă la momentul când a fost aplicată marca temporală.