„Revoluţia fiscală“. Ce trebuie să facă firmele care au sub 21 de angajaţi. Scenarii şi documente obligatorii în cazul unui control

Firmele care au sub 21 de angajaţi vor fi nevoite să îi cheme pe toţi la negocierea Contractului Colectiv de Muncă (CCM), devenită obligatorie prin OUG 82/2017, dacă salariaţii nu reuşesc să ajungă la un acord privind alegerea unui reprezentant, susţin specialiştii în fiscalitate şi salarizare ai Romanian Software, furnizor de servicii software în domeniul resurselor umane.

Mai mult decât atât, specialiştii Romanian Software au analizat trei situaţii diferite, în care este necesară demararea negocierilor CCM şi au întocmit pentru fiecare dintre acestea liste cu documentele obligatorii în cazul eventualelor controale din partea autorităţilor. Toate documentele necesare firmelor pentru întocmirea dosarelor ITM pot fi downloadate gratuit de pe site-ul calculatorvenituri.ro. Este important de menţionat că OUG 82/2017 prevede obligativitatea iniţierii negocierilor, nu neapărat şi întocmirea unui CCM, mai spun reprezentanţii Romanian Software. De asemenea, din prevederile Legii 62/2011 reiese acelaşi lucru: că nu este neapărată nevoie ca negocierile să se încheie cu întocmirea unui CCM, ci s-ar putea finaliza şi cu un proces-verbal prin care se constată voinţa părţilor de a finaliza negocierile fără încheierea unui CCM. Experţii Romanian Software afirmă că acest proces-verbal ar putea conţine doar modalităţile de soluţionare a situaţiei sau faptul că nu s-a ajuns la niciun acord.

Însă în situaţia în care negocierile nu se finalizează din culpa angajatorului se poate ajunge la conflicte de muncă şi chiar greve (dacă sunt întrunite condiţiile prevăzute de lege). 

Mai mult, dacă angajatorii nu iniţiază negocierea, inspectorii de muncă au dreptul să dispună măsuri în vederea remedierii într-un timp determinat a neconformităţilor constatate. Neîndeplinirea sau îndeplinirea parţială de către entitatea controlată a măsurilor dispuse de inspectorul de muncă, la termenele stabilite de acesta constituie contravenţie şi se sancţionează cu amendă de la 5.000 lei la 10.000 lei (a se vedea art.19 lit.i) şi art.23 alin.(1) lit.b) din Legea nr.108/1999 pentru înfiinţarea şi organizarea Inspecţiei Muncii).

Cazul 1: Companiile care au sub 21 de salariaţii şi negociază CCM                                     

Într-o primă situaţie analizată, în cazul companiilor care au mai puţin de 21 de angajaţi şi nu au fost desemnaţi reprezentanţi ai salariaţilor, partea îndreptăţită să participe la negociere din partea angajaţilor este reprezentată de toţi salariaţii. Dacă au reprezentanţi şi chiar şi sindicat, în cazul în care angajatorul nu iniţiază negocierea, procesul poate începe la cererea scrisă a organizaţiei sindicale reprezentative sau a reprezentanţilor angajaţilor, în termen de cel mult 10 zile calendaristice de la comunicarea solicitării. 

Angajatorul este obligat să dea curs acestei cerinţe. Prin urmare, în termen de 5 zile calendaristice de la data declanşării procedurilor de negociere, angajatorul are obligaţia să convoace toate părţile îndreptăţite în vederea negocierii CCM. Prin urmare, paşii de urmat pentru negocierea CCM în cazul societăţilor care au sub 21 de salariaţi ar fi: sesizare din partea salariaţilor (opţional), convocare transmisă de angajator, cu menţiunea că termenul pentru finalizarea negocierilor este acelaşi: 20 decembrie 2017; realizarea unui proces-verbal în care se va consemna modul în care se va face reglarea impactului transferului contribuţiilor de la angajator la angajat (mărirea salariului brut astfel încât să fie menţinut constant salariul net, acordarea de bonusuri de compensare, etc.)  Pentru dosarul ITM, ar fi bine că societatea să dispună de cele două documente: convocator şi proces-verbal de constatare a concluziilor negocierilor. 

Cazul 2: Companiile care au mai mult de 21 de salariaţii şi negociază CCM

În situaţia în care compania are mai mult de 21 de angajaţi, dacă negocierea este iniţiată de către angajator, se face un anunţ cu privire la intenţia de începere a negocierilor către toate părţile îndreptăţite să negocieze CCM. Legea 62/2011 prevede că anunţul se face cu cel puţin 15 zile înainte de data începerii negocierilor. Totuşi, ţinând cont de condiţiile speciale impuse de OUG 82/2017, probabil că acest termen ar putea fi restrâns la jumătate, deoarece termenul total pentru negocieri a fost redus şi el de la 60 de zile la o lună, sunt de părere specialiştii Romanian Software. Mai departe, anunţul va cuprinde obiectul negocierii (întocmirea unui CCM şi punerea în aplicare a prevederilor OUG nr.79/2017), părţile îndreptăţite să participe la negociere (reprezentanţii salariaţilor, sindicat, după caz), dată, oră şi locul primei întrevederi. Recomandarea Romanian Software este să se specifice în anunţ şi faptul că la negocierea contractelor, partea care reprezintă salariaţii poate fi însoţită de reprezentanţi ai federaţiei sindicale, în baza mandatului sindicatului, împreună cu reprezentanţii salariaţilor sau de un reprezentant al unei federaţii reprezentative pentru sectorul de activitate sau al unei confederaţii sindicale reprezentative la nivel naţional, la invitaţia reprezentanţilor salariaţilor, după caz. O listă a paşilor de urmat este mai jos: sindicatul/reprezentanţii salariaţilor confirmă primirea şi opţiunea de a participa sau nu la negociere. Apoi, se face o Convocare pentru prima şedinţă care va fi stabilită pentru o dată ulterioară termenului de 15 zile de la data transmiterii invitaţiei (sau a termenului agreat). Se va face şi o împuternicire scrisă pentru reprezentanţii desemnaţi de ambele părţi (angajator şi angajaţi) în vederea negocierii şi semnării CCM. Apoi, se întocmesc procese-verbale pentru fiecare şedinţă de negociere în parte. Astfel, la data stabilită pentru negocierea colectivă în vederea aplicării prevederilor OUG nr.79/2017, părţile vor stabili modul în care se va aplica măsura impusă de lege privind transferul CAS şi CASS de la angajator la salariat. Mai exact, în acest sens, se va întocmi un proces-verbal în care se vor consemna aceste aspecte. OUG 82/2017 nu impune modul în care se va face reglarea impactului transferului contribuţiilor de la angajator la angajat astfel încât opţiunea bonusurilor rămâne în continuare valabilă. 

Prin derogare de la Legea 62/ 2011, negocierea trebuie finalizată până pe 20 decembrie 2017 (în mod normal legea prevede un termen de 60 de zile) şi se semnează CCM de către părţile care au participat la negociere. Respectivul CCM se încheie pe o perioadă determinată, cuprinsă între 12 şi 24 de luni.

Dacă negocierea este iniţiată de către reprezentanţii salariaţilor sau de către sindicat: se prezintă angajatorului cererea sindicatului/reprezentanţilor salariaţilor; angajatorul întocmeşte şi transmite o Convocare în termen de 5 zile calendaristice şi în cel mult a 10-a zi de la comunicare se stabileşte prima şedinţă şi se urmează în continuare paşii descrişi mai sus.

Conţinutul dosarului care va fi depus la Institutul Teritorial de Muncă (ITM):

• CCM – redactat în atâtea exemplare câte părţi sunt + 1 exemplar pentru ITM;
• Dovada convocării părţilor îndreptăţite să participe la negociere;
• Împuternicire scrisă pentru reprezentanţii desemnaţi în vederea negocierii şi semnării CCM;
• Dovezi de reprezentativitate pentru părţi (pentru sindicat – dovada dobândirii personalităţii juridice şi a reprezentativităţii; pentru reprezentanţii salariaţilor – proces-verbal de alegere, listă semnături);
• Procesele-verbale ale negocierilor, redactate în atâtea exemplare câte părţi sunt + 1 exemplar pentru ITM (Atenţie: Este important să fie ataşat procesul-verbal care prevede modul în care se va aplica măsura impusă de lege privind transferul CAS şi CASS de la angajator la salariat).

Specialiştii Romanian Software le recomandă managerilor şi antreprenorilor să verifice totuşi cu reprezentanţii ITM de care aparţine compania care sunt documentele suplimentare pe care le-ar putea cere la dosar, pentru că s-ar putea să mai fie necesar şi Regulamentul de Ordine Interna (ROI).

Cazul 3: Companiile care au CCM şi negociază un act aditional

În al treilea caz analizat de Romanian Software, compania luată ca model are CCM şi va iniţia negocierea pentru a face un act adiţional. În cazul în care există deja CCM la nivel de societate, dacă iniţiativa negocierilor colective porneşte de la angajator, paşii de urmat se găsesc mai jos. Se face o Convocare care va cuprinde obiectul negocierii colective (punerea în aplicare a prevederilor OUG nr.79/2017), părţile îndreptăţite să participe la negociere (reprezentanţii salariaţilor, sindicat, după caz), data, ora şi locul primei întrevederi. Mai departe, recomandarea Romanian Software este să se specifice în anunţ şi faptul că la negocierea contractelor, partea care reprezintă salariaţii poate fi însoţită de reprezentanţi ai federaţiei sindicale, în baza mandatului sindicatului, împreună cu reprezentanţii salariaţilor sau de un reprezentant al unei federaţii reprezentative pentru sectorul de activitate sau al unei confederaţii sindicale reprezentative la nivel naţional, la invitaţia reprezentanţilor salariaţilor, după caz. În continuare, se va face şi o împuternicire scrisă pentru reprezentanţii desemnaţi de ambele părţi (angajator şi angajaţi) în vederea negocierii colective a actului adiţional la CCM. Apoi, se întocmesc procese-verbale pentru fiecare şedinţă de negociere în parte. Astfel, la data stabilită pentru negocierea colectivă în vederea aplicării prevederilor OUG nr.79/2017, părţile vor stabili modul în care se va aplica măsura impusă de lege privind transferul CAS şi CASS de la angajator la salariat. În acest sens, se va întocmi un proces-verbal în care se vor consemna aceste aspecte. OUG 82/2017 nu impune modul în care se va face reglarea impactului transferului contribuţiilor de la angajator la angajat astfel încât opţiunea bonusurilor rămâne în continuare valabilă. Prin derogare de la Legea 62/2011, negocierea trebuie finalizată până pe 20 decembrie 2017 (în mod normal, legea prevede un termen de 60 de zile).

În situaţia în care negocierea este iniţiată de către reprezentanţii salariaţilor sau de către sindicat se prezintă angajatorului cererea sindicatului/reprezentanţilor salariaţilor, iar angajatorul va întocmi şi transmite o Convocare în termen de 5 zile calendaristice. Mai departe, în cel mult a zecea zi de la comunicare se stabileşte prima şedinţă şi se urmează în continuare paşii descrişi mai sus.

Dosarul pentru ITM va fi similar cu cel prezentat pentru situaţia anterioară doar că în loc de CCM va fi depus actul adiţional la CCM, care anterior va fi redactat în atâtea exemplare câte părţi sunt plus un exemplar pentru ITM.

Guvernul a introdus recent prin OUG 82/2017 obligativitatea iniţierii procedurii de negociere colectivă pentru toate persoanele juridice care au angajaţi, în vederea implementării prevederilor OUG 79/2017, care stipulează transferul contribuţiilor sociale din sarcina angajatorului în sarcina angajatului. Prin această ordonanţa emisă de Executiv, autorităţile ar vrea să se asigure că nivelul salariului net al angajaţilor nu va scădea de la 1 ianuarie 2018. Prin derogare de la unele prevederi ale articolelor 129 şi 135 din Legea dialogului social nr. 62/2011, ordonanţa prevede că negocierile se vor desfăşura în perioada 20 noiembrie – 20 decembrie 2017, în loc de termenul de 60 zile prevăzut în Legea dialogului social şi că negocierile vor fi iniţiate şi în unităţile care au sub 21 de angajaţi, pentru care în mod normal nu există obligativitatea iniţierii unor astfel de negocieri. Mai este important de menţionat că negocierile colective pot fi iniţiate atât de către angajatori, cât şi de către angajaţi.