ABC-ul şedinţei perfecte

Şedinţele pot fi eficiente dacă sunt luaţi în considerare anumiţi factori: scopul lor, durata şi numărul de participanţi. Unii manageri spun că nu există şedinţa perfectă. Trainerii de resurse umane îi contrazic însă. Dacă ştii ce vrei, obţii cu siguranţă rezultatul dorit. În mai puţin timp şi cu mai puţin efort.

George M. (30 de ani), manager într-o multinaţională din Bucureşti, participă la două-trei şedinţe pe săptămână, dar a avut o perioadă când mergea la două-trei pe zi. Durata lor este variabilă, de la 30-60 de minute la 3-4 ore, în funcţie de agendă şi de probleme. „Doar 25-30% din cele la care particip sunt într-adevăr eficiente", spune George. „De obicei, cu cât o şedinţă e mai bine pregatită şi oamenii ştiu problema, cu atât durează mai puţin şi deciziile sunt mai rapide", adaugă el.

„Vorbăria" plictiseşte

George crede că, de obicei, faci progrese doar în 25-30% din durata totală a întâlnirii. Şedinţele ratate, spune el, sunt de regulă cele în care „doar ţi se prezintă ceva", cum ar fi un document lung în PowerPoint, în timp ce o persoană vorbeşte „până te «omoară» de plictiseală". „Era mai bine dacă trimitea PowerPointul şi ne întâlneam câteva zile mai târziu, pentru a discuta ce impact are".

Pentru George, o şedinţă eficientă înseamnă o agendă trimisă cu suficient timp în avans pentru ca lumea să se pregătească. Este nevoie şi de participanţi competenţi şi cu putere de decizie care să poată găsi soluţii. Specialiştii în resurse umane Marian Rujoiu, trainer şi manager la Extreme Training, şi Rudolf Fedorovici, consultant al companiei Advice Human Resources, compun pentru manageri ABC-ul şedinţei perfecte.

A - Care este scopul şedinţei?

Şedinţele sunt acele momente în care şeful urlă disperat, colegul citeşte cu un ton plat un raport, doi colegi îşi dau SMS-uri unul altuia, complet rupţi de ceea ce se discută. Se ţin periodic pentru că aşa a fost întotdeauna şi nimeni nu poate spune cu ce s-a ales în urma lor. Acesta ar putea fi un răspuns la întrebarea „Ce este o şedinţă?", spune Rudolf Fedorovici, care propune altă variantă.

„Şedinţa este ocazia în care o echipă poate comunica. Ca să putem lucra împreună, trebuie să putem înţelege ce s-a făcut, cum s-a făcut, să aflăm detalii pe care doar alţi colegi le cunosc, să generăm idei, să găsim soluţii. Toate acestea pot fi făcute cel mai eficient în cadrul unei întâlniri pe care cei mai mulţi dintre noi o numesc «şedinţă»". Marian Rujoiu spune că şedinţele sunt mai mult decât necesare, iar elementul-cheie atunci când le organizezi este scopul: „Chiar din primele secunde oamenii trebuie să înţeleagă de ce s-au întâlnit şi ce urmează să stabilească".

B - Cât durează şedinţa perfectă?

Atenţia oamenilor poate fi câştigată uşor, dar poate fi pierdută chiar mai rapid. De aceea, şedinţele trebuie să fie concise. Şedinţa ideală nu trebuie să depăşească 30 de minute. „Uneori se face un prost obicei din a organiza şedinţe zilnic, de câte o oră sau două, iar în acestea nu se stabileşte nimic clar. Imediat angajaţii vor deveni reticenţi şi vor respinge ideea, ori de câte ori vor avea ocazia. Pot fi şi excepţii, în sensul că o şedinţă bună poate ajunge şi la două ore, însă asta nu trebuie să devină un obicei", crede Rujoiu.

Rudolf Fedorovici spune că, în ceea ce priveşte durata, părerile sunt împărţite. Cert e că există două tipuri greşite: cele prea scurte şi cele prea lungi. Pericolul cel mai mare, în cazul în care scurtăm o sedinţă, este lipsa coordonării participanţilor, ceea ce „alterează calitatea informaţiei", explică Fedorovici.

C - Care este numărul ideal de participanţi?

Marian Rujoiu spune că este recomandat să nu se depăşească un număr de 10-12 participanţi la o şedinţă. „Este practic şi se poate comunica mult mai bine", crede el. Fedorovici spune că numărul ideal este dat de cei care îndeplinesc un număr de criterii: înţeleg cel mai bine tematica, pot contribui într-o manieră eficientă la discuţie, sunt interesaţi de subiectul întâlnirii şi pot influenţa ulterior cursul evenimentelor discutate.

„În şedinţele operaţionale se evită cele cu mai mult de 15 participanţi. Numărul optim acceptat pare situat undeva între 8 şi 10." Totuşi, în opinia lui Fedorovici, o şedinţă eficientă poate avea între trei şi câteva sute de participanţi, în funcţie de tematică, de disciplina de care dau dovadă cei prezenţi, de abilităţile prezidiului.

Ce faci când şedinţa nu merge aşa cum vrei?

Şedinţele scapă din mână pentru că oamenii au tendinţa de a se abate de la subiect, nu înţeleg clar de ce s-au întâlnit, apar conflicte sau persoana care conduce şedinţa nu este competentă. Indiferent de cauze, trebuie găsită imediat o soluţie, spun specialiştii.

Marian Rujoiu crede că, atunci când oamenii se abat de la subiect, cel care conduce şedinţa trebuie să fie ferm, dar şi elegant în a aduce participanţii înapoi la subiect.

„Dacă observă că abaterile reprezintă probleme reale, atunci va fixa imediat o nouă întâlnire sau le va trece pe ordinea de lucru a şedinţei, dar la sfârşit. A doua cauză, când oamenii nu ştiu de ce s-au întâlnit, este mai sensibilă, pentru că această problemă nu ar fi trebuit să apară. În acest caz, managerul şedinţei va enumera obiectivele, va spune ce urmează să fie stabilit şi va începe cu întrebări specifice referitoare la una dintre temele şedinţei".

Atunci când conflictele interne ies la suprafaţă, managerul are două variante, spune Rujoiu: fie îşi compromite subiectul întâlnirii şi încearcă să aplaneze conflictele, fie va organiza, în perioada imediat următoare, o întâlnire pe această temă.

Erori de management

Problema este dificilă şi când nu există o persoană capabilă să conducă şedinţa. „Dacă persoana nu are autoritatea sau competenţa să conducă o şedinţă, nu este neapărat o problemă a persoanei în cauză, ci mai degrabă a managerului de resurse umane sau a persoanei care a hotărât delegarea acelei persoane", adaugă el.

Rudolf Fedorovici, consultantul de la Advice Human Resources, spune că „scăparea din mână" poate însemna orice deraiere ce afectează atingerea obiectivelor propuse şi indică una sau mai multe erori în managementul unei şedinţe.

„Eroarea trebuie găsită şi, dacă e posibil, trebuie înlăturată rapid: nu suntem toţi interesaţi de subiect, trebuie găsiţi cei neinteresaţi şi rugaţi să plece; dacă spaţiul nu e potrivit, trebuie schimbat imediat; dacă nu s-au înţeles regulile, trebuie identificaţi cei care nu le-au înţeles şi schimbată situaţia", completează el.

Paşii pe care trebuie să-i urmărească o şedinţă perfectă

1. Stabilirea oportunităţii şi utilităţii şedinţei.
2. Stabilirea participanţilor (cei care sunt interesaţi, dacă pot ajunge, cu ce pot contribui şi dacă vor avea un impact asupra subiectului).
3. Stabilirea scopului şi subiectelor şedinţei, a aşteptărilor faţă de fiecare participant, a regulilor discuţiilor.
4. Stabilirea detaliilor tehnice: data, locul, durata şi agenda şedinţei. Acestea trebuie comunicate din timp şi discutate cu participanţii.
5. Trebuie solicitat şi acordat feedback în timpul şedinţei, la final şi după terminarea întâlnirii.

Rudolf Fedorovici,
consultant Advice Human Resources

1. Persoanele participante trebuie să ştie ce urmează să se discute (o introducere eficientă).
2. Să se discute activ (fiecare persoană trebuie să fie o resursă reală în cadrul întâlnirii).
3. Şedinţa trebuie să fie cât mai scurtă. Trebuie evitate sau scurtate abaterile de la subiect.
4. Şedinţa trebuie să fie condusă de o persoană care are autoritatea şi competenţa necesare.
5. Trebuie să aibă o finalitate (să se traseze concluzii, sarcinile care s-au stabilit, termenele de lucru).

Marian Rujoiu,
trainer Extreme Training