Cât timp se păstrează actele unei firme. Ghid pentru depozitarea documentelor, în funcţie de importanţa lor

Arhivarea documentelor financiar-contabile se face ţinând cont de un ordin al Ministerului Finanţelor Publice intrat în vigoare în urmă cu doi ani.

Ordinul Ministerului Finanţelor Publice nr. 2634/2015, în vigoare de la 1 ianuarie 2016, stabileşte modul de arhivare şi păstrare a registrelor contabile şi a altor documente financiar-contabile. Actul normativ stabileşte că „termenul de păstrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de păstrare a registrelor şi a celorlalte documente financiar-contabile este de 10 ani, cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite“.

Sunt nominalizate şi 25 de acte care se păstrează pe o perioadă de 5 ani „în condiţiile în care necesităţile proprii ale entităţii nu impun păstrarea acestora pe o perioadă de timp mai mare“. Printre acestea se numără: liste de inventariere; chitanţe; dispoziţii de plată/încasare către casierie; borderou de achiziţie; deconturi, ordine de deplasare; note de debitare, fişe de cont, decizii de impunere şi angajamente de plată.

„Documentele financiar-contabile care atestă provenienţa unor bunuri cu durată de viaţă mai mare de 5 ani se păstrează pe perioada corespunzătoare duratei de viaţă utilă a acestora“, se mai arată în ordinul MFP.

Potrivit actului normativ, „păstrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate şi a celorlalte documente financiar-contabile se face, după caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hârtie sau pe suport electronic“.

În ceea ce priveşte arhivarea documentelor financiar-contabile  în format  hârtie, aceasta „se face  în conformitate  cu prevederile legale şi cu respectarea următoarelor reguli generale: - documentele se grupează în dosare, numerotate şi şnuruite; - gruparea documentelor în dosare se face cronologic şi sistematic, în cadrul fiecărui exerciţiu financiar la care se referă acestea. Dosarele astfel arhivate se păstrează în spaţii amenajate în acest scop, asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor“.

În cazul păstrării pe suport electronic a documentelor, inclusiv a celor care au fost convertite din format hârtie în format electronic, nu este obligatorie aplicarea prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică, republicată.

Actele firmei se pot păstra şi „de către operatori economici autorizaţi, potrivit legii, în prestarea de servicii arhivistice. Şi în acest caz răspunderea privind păstrarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia gestionării entităţii beneficiare“.