8 lucruri care ne displac la e-mailurile primite
0Ce ne displace cel mai mult la un e-mail? Potrivit specialiştilor în top sunt mesajele incoerente, greşelile gramaticale şi de punctuaţie precum şi subiectele foarte vagi. Aceste probleme pot să fie remediate dacă acordăm mai mult timp e-mailurilor trimise.
Primim zeci, poate chiar sute de e-mailuri pe zi de la parteneri de afaceri, colaboratori, colegi, şefi sau chiar de la prestatorii de servicii. Ce ne enervează cel mai mult la aceste mesaje care ne bulversează zi de zi?
Ei bine, potrivit lui Shirley Taylor, un reputat specialist în comunicare, care a şi dedicat un volum codului bunelor maniere când vind vorba despre e-mail, sunt câteva lucruri care ne enervează la culme la mesajele stocate în căsuţa poştală virtuală:
- subiectele vagi – unele persoane nici nu citesc e-mailurile care conţin mesaje care nu le captează atenţia de la început şi nu sunt suficient de clare. Destinatarul trebuie să înţeleagă mesajul principal din prima.
- e-mailurile prea lungi – multe persoane ocupate nu au timp sau răbdare să parcurgă un e-mail care seamănă cu un roman. Recomandarea specialistului este să ne concentrăm pe mesaje scurte şi foarte clare.
- oamenii care lucrează frecvent cu e-mailuri sunt deranjaţi şi de lipsa salutului şi a semnării la finalul mesajului.
- greşelile de gramatică, ortografie şi punctuaţie îi scot din minţi pe cei care lucrează cu e-mailurile. Rezervaţi-vă câteva minute pentru a corecta textul şi a vă asigura că acesta nu conţine greşeli şi este uşor de înţeles.
- folosire majusculelor – deşi pare greu de crezut, mulţi interpretează folosirea majusculelor ca fiind echivalentul, în scris, al unui strigăt.
- mesajele neîngrijite- mesajele care nu conţin paragrafe delimitate şi pauze între mesaje par să îi irite pe destinatari. Asta şi pentru că denotă o lipsă de respect şi face lecturarea mai greoaie.
- formulările nefericite – formulările nefericite şi reci ar putea leza destinatarul e-mailului. Asta şi pentru că nu te poţi folosi de expresia feţei sau tonul vocii pentru a „îndulci” poate un mesaj mai dur pe care trebuie să îl trimiţi, iar nişte cuvinte alese prost pot leza destinatarul.
- folosirea prescurtărilor şi a „limbajului de reţele sociale”. Folosirea literei „k” în loc de „ca”, de exemplu, este deranjantă pentru destinatar, mai ales dacă întreg mesajul conţine astfel de formulări.
„Cuvintele scrise nu au sprijinul limbajului trupului, al intonaţiei sau al gesturilor, care l-ar putea ajuta pe interlocutor să descifreze înţelesul lor. De aceea, în e-mailuri este foarte simplu să interpretezi greşit anumite lucruri şi să îl jigneşti pe destinatar fără să vrei. Dacă mesajul este unul cu încărcătură emoţională sau abordează un subiect sensibil ori dacă sensul cuvintelor poate fi interpretat în mai multe feluri, nu aborda problema în scris. Astfel de subiecte trebuie discutate faţă în faţă, pentru că gesturile şi tonul vocii au un rol foarte important şi cuvintele pot fi modelate în funcţie de context”, mai recomandă Shirly Taylor, în „E-mailul, codul bunelor maniere”.