Administraţia Cimitirelor din Bucureşti plăteşte 1,5 milioane de euro pentru arhivarea electronică a locurilor de veci

Administraţia Cimitirelor şi Crematoriilor Umane Bucureşti (ACCUB) a publicat pe site-ul de licitaţii publice www.elicitatie.ro, un anunţ potrivit căruia vrea să aloce aproximativ 1,5 milioane de euro pentru servicii de arhivare electronic a documentelor existente în arhiva instituţiei.

Potrivit informaţiilor publicate pe site-ul de licitaţii publice, ACCUB - instituţie aflată în subordinea Primăriei Generale a Municipiului Bucureşti - organizează o licitaţie deschisă pentru atribuirea unui contract care prevede prestarea serviciilor de arhivare electronică a documentelor existente în arhiva instituţiei.

Firma care urmează să fie desemnată câştigătoare urmează să asigure prelucrarea fizică, inventarierea şi scanarea documentelor, achiziţionarea de echipamente şi licenţe, precum şi servicii de instruire a personalului care va utiliza arhiva electronică. În prezent, arhiva fizică a ACCUB este de aproximativ 425 de metri liniari de dosare corespunzătoare locurilor de veci din toate cimitirele Capitalei, adică 176.560 de dosare. Având în vedere că fiecare dosar conţine între trei şi 100 de file, se estimează că numărul total de file ce ar trebui arhivate electronic este de aproximativ 2.125.000.

"Conform prevederilor Legii nr.16/1996 şi a normelor de aplicare, Administraţia Cimitirelor şi Crematoriilor Umane, în calitate de creator de documente, are obligaţia de a lua măsuri privind evidenţa, selecţionarea şi păstrarea documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional, acestea fiind bunuri de interes naţional", a declarat vineri, pentru Mediafax, directorul ACCUB, Bogdan Tănase.

Valoarea estimată a contractului este cuprinsă între 4.200.000 lei fără TVA şi 6.358.000 lei (aproximativ 1,5 milioane de euro) fără TVA, termenul de finalizare a arhivei electronice fiind de 12 luni de la data atribuirii contractului.

Termenul limită fixat pentru primirea ofertelor sau a cererilor de participare este 18 februarie 2013, ora 16.00, iar licitaţia va avea loc în 20 februarie 2013, la ora 18.00, în sistemul SEAP.

ACCUB are în subordine 15 cimitire şi două crematorii umane, pentru care deţine o arhivă ce este depozitată într-un spaţiu din incinta Cimitirului Bellu.

Pentru fiecare loc de veci administrat de ACCUB există un dosar care conţine diverse tipuri de acte. Gruparea documentelor în dosare a fost efectuată conform criteriului cronologic.

Toate documentele ce ar urma să fie scanate sunt cu termen de păstrare permanent, conform nomenclatorului arhivistic, în format scriptic, şi se află în stare bună. Dosarele pentru locurile de veci sunt grupate în mape, fiecare dintre acestea putând conţine circa 50 de dosare, se mai arată în caietul de sarcini al licitaţiei.

Documentele vor fi prelucrate de către prestator, la sediul instituţiei ACCUB, sub directa supraveghere a unui inspector ce urmează a fi nominalizat. Scanarea documentelor se va face filă cu filă pentru fiecare dosar în parte.

"La finalul prestării serviciilor, arhiva digitizată va fi predată autorităţii contractante. Prelucrarea arhivistică se va realiza la sediul instituţiei, operatorul economic câştigător fiind obligat să fie certificat ISO 27001- standard pentru securitatea informaţiei. Acesta va prezenta lista personalului care va prelucra arhiva, în vederea încheierii unui protocol de confidenţialitate, ţinând cont de faptul că documentele ce urmează să fie prelucrate conţin date cu caracter personal, în conformitate cu prevederile Legii nr. 677/2001", a mai precizat Bogdan Tănase.