Un Sistem Informatic Integrat pentru Primarie

Imaginea de astazi a administratiei publice este, pentru toti contribuabilii, sinonima cu cea a unei institutii in care, printre zeci de birouri, zac stive de hartii si documente. In fata acestui

Imaginea de astazi a administratiei publice este, pentru toti contribuabilii, sinonima cu cea a unei institutii in care, printre zeci de birouri, zac stive de hartii si documente. In fata acestui peisaj dezolant, spaima celor mai multi dintre contribuabili este ca jalbele lor se pierd in maldarul de hartii ce "patroneaza" administratiile. Si totusi, exista un leac pentru boala numita birocratie. Numit "Sistemul Informatic Integrat", acest "antidot" impotriva ineficientei din administratie are capacitatea nu doar de a anihila efectele negative ale birocratiei, dar si de a crea elementul esential de care are nevoie orice administratie: eficienta. Sistemul Informatic Integrat (SII), propus Primariei Municipiului Bucuresti de Compaq Romania, asigura gestionarea in mod unic a tuturor categoriilor de date si informatii necesare pentru a raspunde oricaror solicitari. Scopul final al acestuia este nu doar de a face Primaria o institutie functionala in sine, ci si de a-i asigura, implicit, o mai buna relatie cu contribuabilii. Sistemul Informatic Integrat proiectat de Compaq Romania in acest scop a fost construit plecand de la faptul ca volumul foarte mare de date si informatii existente in compartimentele Primariei Municipiului Bucuresti face ca managementul acestora sa constituie o functie centrala a institutiei. Deoarece coordonarea si administrarea informatiilor constituie o problema strategica de importanta majora, Sistemul Informatic Integrat propus de Compaq poate asigura PMB o "colectie" de informatii de interes general (nomenclatoare, banci de date proprii si banci de date publice), o viteza mai mare de acces la informatii, un transfer rapid al acestora catre utilizatori si, nu in ultimul rand, suportul informational necesar pentru luarea deciziilor si sustinerea reformei in administratie publica. Necesitatea unui astfel de Sistem Informatic Integrat este cu atat mai mare cu cat astazi, in Primaria Municipiului Bucuresti se afla 250 de calculatoare - din care 121 neperformante, uzate fizic si moral - si 178 de imprimante. Atuul important al Compaq Romania il constituie capacitatea sa de a livra efectiv sistemul informatic avand functionalitatea solicitata de Primarie, fapt atestat de succesul proiectelor de integrare implementate pana acum. Compaq ofera antidotul impotriva birocratiei Ce este, de fapt, Sistemul Informatic Integrat (SII)? Este o structura informationala creata special pentru PMB si care permite accesul acesteia la date in timp real, la momentul dorit, scurtand astfel lantul obositor si inutil care incarca activitatea zilnica a institutiei. SII este structurat pe zece sisteme corespunzatoare domeniilor de activitate ale Primariei: Sistemul Informatic pentru Gestiunea Resurselor Financiare, Materiale si Umane; Sistemul Informatic pentru realizarea Bancii de Date Urbane a Bucurestiului; Sistemul Informatic pentru realizarea Arhivei Electronice a PMB; Sistemul Informatic de Mesagerie Electronica; Sistemul Informatic de Management al Documentelor si al Fluxurilor de Lucru; Sistemul Informatic pentru Managementul Relatiei cu Clientii; Pagina de Internet/Intranet a PMB; Securitatea Sistemului Informatic Integrat al PMB; Consultanta pentru implementarea unui Sistem de Management al Calitatii ISO 9001 in PMB si Infrastructura pentru Sistemul Informatic Integrat al PMB. Primul dintre sisteme, cel destinat Gestiunii Resurselor Financiare, Materiale si Umane ale PMB va asigura informatizarea institutiei incepand cu Directia Financiar Contabila si terminand cu cea care asigura Gestiunea Personalului si a salarizarii. Avantajele create de acest sistem constau in imbunatatirea activitatii PMB, cresterea productivitatii, folosirea judicioasa a resurselor materiale si umane, cunoasterea operativa si detaliata a veniturilor si cheltuielilor si posibilitatea reducerii costurilor. Desi s-ar putea spune ca toate acestea tin mai mult de "bucataria interna" a Primariei, faptul ca printr-un astfel de sistem este asigurat un proces decizional mai rapid, care conduce la o eficienta mai mare a activitatii, este in avantajul tuturor contribuabililor. Al doilea sistem din cadrul SII destinat crearii bancii de date urbane a Bucurestiului este in stransa legatura cu nevoile cetatenilor Capitalei si cu cele ale Primariei. Avand la baza datele din cadastrul imobiliar, edilitar si din alte sectoare de activitate - care servesc la formularea strategiilor globale ale localitatilor in corelare cu programele de dezvoltare ale administratiei locale - acest sistem creeaza o serie de avantaje. Printre acestea, amintim reducerea timpului de eliberare a certificatelor de urbanism, autorizatiilor de constructii, demolaj sau partaj; controlul circuitului bunurilor imobile; urmarirea evolutiei proprietarilor si inlaturarea litigiilor asupra proprietatilor imobiliare; utilizarea eficienta a patrimoniului imobiliar al consiliului general; stabilirea terenurilor neocupate si a situatiei proprietarilor de imobile particulare si de stat. Tot cu ajutorul bancii de date urbane vor putea fi determinate traseele retelelor subterane si supraterane, coordonate activitatile de interventie privind lucrarile la retelele edilitare, optimizate traseele de transport in comun si gestionate eficient spatiile de parcare. La toate acestea se adauga realizarea unor programe eficiente de investitii in infrastructura urbana pentru functionarea eficienta a orasului (retele edilitare, drumuri, comunicatii, centre comerciale si de afaceri, zone industriale) precum si oferirea unui suport investitorilor, prin furnizarea informatiilor solicitate pe anumite domenii de interes. Sistemul Informatic de Mesagerie Electronica asigura comunicarea rapida intre toate departamentele Primariei, schimbul de informatii oricand si oriunde prin Internet sau conectare telefonica, usurand astfel activitatile administrative. Cu ajutorul Sistemului Informatic de Management al Documentelor si a Fluxurilor de Lucru, toate informatiile reale, corecte si complete din activitatea curenta a tuturor directiilor din cadrul Primariei vor putea fi obtinute rapid, fapt ce va determina reducerea costurilor. Relatia cu clientii - simpla, rapida, fara complicatii Din Sistemul Informatic Integrat nu lipseste evident Sistemul Informatic pentru Managementul Relatiilor cu Clientii. Acesta presupune centralizarea informationala a tuturor activitatilor, de la biroul de informatii si registratura pana la punctele de urmarire a gradului de rezolvare a cererilor sau problemelor si a audientelor. Primul, dar nu si ultimul dintre avantajele acestui sistem consta intr-o mai buna deservire a cererilor primite de la clientii Primariei. Imbunatatirea calitatii serviciilor, reducerea numarului de persoane cu care un client al Primariei trebuie sa intre in contact pentru a obtine informatiile necesare sau a-si rezolva problemele sunt pe lista avantajelor pe care implementarea acestui sistem le aduce. Totodata, comunicarea cu clientul se va face nu doar prin telefon sau la ghiseu unic, ci si prin web sau e-mail. Toate acestea vor duce, in final, la realizarea unei imagini mai bune a Primariei in relatiile cu clientii. Vorbind despre web si Internet ajungem la un alt sistem din cadrul SII, si anume cel destinat portalului prin care utilizatorii interni si externi vor putea accesa resursele Sistemului Informatic Integrat al PMB intr-un mod unitar si flexibil. El va fi compus din pagina Internet - pentru acces public - si cea Intranet, unde accesul este restrans la nivelul angajatilor Primariei. Si cum nici un sistem nu poate functiona bine decat daca este securizat, Compaq a inclus in SII si un sistem ce asigura siguranta si securitatea acestuia, permitand inventarierea si evaluarea riscurilor specifice, minimizarea acestora sau contracararea lor definitiva. Se asigura astfel protectia impotriva virusilor, a accesului neautorizat sau a coruperii datelor. Politica Primariei privind calitatea va fi asigurata prin Consultanta oferita de Compaq pentru implementarea unui Sistem de Management al Calitatii ISO 9001. Un astfel de sistem se bazeaza pe patru elemente: organizarea sistematica bazata pe procedurarea activitatilor, tinerea sub control a activitatilor (cu modalitati de verificare a eficientei acestora), corectarea deficientelor constatate si adoptarea unor masuri de prevenire a repetarii acestora. O filozofie de afaceri bazata pe cele mai bune solutii In pozitia sa de integrator de sistem, Compaq se ghideaza dupa o filozofie simpla si eficienta, bazata pe constructia celor mai bune solutii, cu cele mai bune produse informatice si cei mai buni parteneri de afaceri. Dincolo de cerintele formulate explicit, Compaq pune un accent deosebit pe intelegerea si satisfacerea asteptarilor clientului, iar cu ajutorul metodologiei de care dispune ia in considerare impactul cultural si organizational al proiectelor informatice. Abordarea Compaq este structurata, practica si flexibila, ceea ce o face extrem de adaptabila realitatilor si cerintelor clientilor. Utilizarea acestei metodologii ar oferi Primariei Municipiului Bucuresti certitudinea reusitei in implementarea unui sistem informatic complex, desfasurat la scara nationala. Conducatorii de proiecte din Compaq folosesc aceasta metodologie incepand cu faza de investigare a oportunitatii si dezvoltare a ofertei pana la incheierea livrarii proiectului si trecerea in faza de suport si mentenanta. In privinta procedurilor de asigurare a calitatii, Compaq propune stabilirea impreuna cu conducerea organizatiei PMB a unui set clar de cerinte de calitate, care, o data adoptate, devin obligatorii pentru toate partile implicate in proiect. Ulterior, prin testare, inspectie si audit, se determina daca proiectul este conform cu regulile si specificatiile stabilite. Pentru a evalua performanta, Compaq include monitorizarea si masurarea unor elemente-cheie din proiect, cum ar fi programul livrarilor, bugetul sau indicatorii de calitate. Compaq poate pune la dispozitia PMB si un serviciu eficient de Help Desk (birou de ajutor), ca unic punct de contact pentru problemele tehnice si de operare care nu pot fi rezolvate de personalul de specialitate al PMB. Prin echipa pusa la dispozitie in acest scop, Compaq poate garanta faptul ca peste 95 la suta din apeluri vor gasi o linie telefonica libera si tot atatea din apelurile primite vor fi confirmate si li se va asigura prioritatea in maxium o ora de la apel sau de la primirea comunicarii electronice prin fax. Un alt criteriu de performanta garantat de Compaq consta in preluarea a peste 50 la suta din apelurile telefonice de catre operatorul uman al echipei de Help Desk, restul urmand sa fie inregistrate si tratate prin ascultare ulterioara. Toate acestea fac din Sistemul Informatic Integrat creat de Compaq solutia ideala pentru problemele cu care se confrunta astazi Primaria. Sintetizand in cateva cuvinte, am spune ca, prin sistemele sale, Compaq poate sa aduca Integrarea la Primarie.