Acest fond reprezintă tamponul dintre furnizori/prestatori şi proprietari pentru serviciile de care beneficiază, fiind imperios necesar a se acorda o atenţie deosebită modului de constituire şi mai ales dimensionarea acestuia astfel încât să fie îndestulător ŞI pentru situaţii neprevăzute.

În sinteză, raportat la prevederile legale în materie, facem următoarele precizări:

1.    fondul de rulment trebuie să fie evidenţiat într-un registrul special pentru fiecare apartament în parte;

2.    pentru sumele achitate ca şi fond rulment proprietarul primeşte chitanţă personalizată separat faţă de chitanţa pentru cote de întreţinere;

3.    suma constituită ca şi fond de rulment al unui apartament este reprezentată de totalul sumelor achitate de către proprietar, de la constituirea asociaţiei şi până în prezent;

4.    este obligatoriu, conform legii, să fie constituit;

5.    trebuie să fie dimensionat la nivelul celei mai mari întreţineri;

6.    se stabileşte numai de către adunarea generală;

7.    este folosit numai la plata anticipată a furnizorilor de utilităţi.

Ce se întâmplă cu acest fond de rulment?

a)    se constituie şi rămâne al apartamentului care a contribuit;

b)    se restituie proprietarului în integralitate la momentul vânzării apartamentului (imobilului);

c)    se poate restitui parţial proprietarului dacă cotele de întreţinere ale acestuia sunt semnificativ sub suma constituită (prin montare a unei centrale termice, debranşare, diminuare semnificativă a numărului de persoane);

d)    este rulat de către asociaţia de proprietari pentru plata facturilor emise de furnizori şi prestatori de servicii şi recuperat în listele lunare de plată;

e)    se diminuează şi scade astfel disponibilul asociaţiei în momentul apariţiei restanţierilor, care la modul practic „înghit” din acest fond de rulment parţial sau total, fiind reîntregit după recuperarea sumelor restante.  

Asociaţia de proprietari are obligaţia de a dispune eliberarea sumei reprezentând fond de rulment către proprietarul care vinde/înstrăinează imobilul său şi care a solicitat în scris restituirea acestuia.

Modul în care se realizează transferul fondului de rulment :

a)    în ipoteza în care asociaţia de proprietari nu are probleme financiare şi are fondul de rulment disponibil – proprietarul încasează suma de bani şi semnează documentele financiar contabile justificative;

b)    în ipoteza în care asociaţia de proprietari NU are sume disponibile şi NU mai are fondul de rulment (delapidare, furt, proastă gestiune, restanţieri etc) – în cadrul actului de vânzare cumpărare se introduce o clauză prin care părţile stabilesc suma ce reprezintă fond de rulment şi modul în care acesta este achitat de către cumpărător către vânzător;

c)    asociaţia de proprietari prin administrator în cazul „a” trece fondul pe 0 (zero) la apartamentul respectiv şi în luna următoare introduce la plată ca şi fond rulment suma ce a fost restituită, astfel noul proprietar va avea o obligaţie de plată;

d)    asociaţia de proprietari prin preşedinte şi administrator în cazul „b” are obligaţia de a elibera o adeverinţă în care să se menţioneze suma reprezentând fond rulment ce va face obiectul înţelegerii dintre vânzător şi cumpărător.

Importanţa fondului de rulment este trecută pe nedrept în plan secund de unii preşedinţi şi administratori, acesta fiind unul din motivele pentru care asociaţiile de proprietari au intrat în incapacitate de plată, suportă penalităţi de întârziere de la furnizori, primesc notificări de sistare etc.