Trans Sped oferă câteva sfaturi pentru cei care lucrează de-acasă

Munca la distanţă în această perioadă este dificilă în special pentru cei care trebuie să semneze documente oficiale, să trimită şi să primească acte cu valoare instituţională şi juridică. Unii au reuşit să-şi facă semnătură electronică, dar alţii încă nu au avut timp sau nu au aflat de avantajele acesteia.

”Cei care au nevoie de semnătură electronică trebuie să ştie că ea poate fi obţinută direct din faţa ecranului, fără niciun drum în afara propriei locuinţe. Există tehnologia şi procedura identificării video calificate, în conformitate cu Regulamentul european eIDAS, şi pe baza acesteia pot fi eliberate certificate digitale”, a declarat Camelia Ivan, CEO Trans Sped, singura companie de pe piaţa autohtonă care oferă semnătură electronică calificata pe baza identificării video calificate. ”Procedura este foarte simplă şi durează două-trei minute: cel care doreşte semnătură electronică poate să intre în legătură video cu un operator al furnizorului de servicii de încredere. Dialogul este înregistrat şi se păstrează conform reglementărilor europene timp de 10 ani şi jumătate. În timpul acestui dialog, operatorul solicită prezentarea cărţii de identitate şi pune câteva întrebări pentru verificarea suplimentară a identităţii. Acest proces atestă că cel din faţa camerei este acelaşi cu cel din CI, ceea ce echivalează juridic cu deplasarea până la sediul furnizorului de servicii de încredere. După această etapă, clientul primeşte un link unde îşi activează semnătura electronică în cloud pe care o poate folosi apoi imediat. Nu mai este nevoie de token sau de alte softuri şi aplicaţii pentru a putea semna electronic calificat documente oficiale” a completat Camelia Ivan.

Reprezentanta Trans Sped a dat şi câteva sfaturi companiilor ai căror angajaţi lucrează de-acasă în această perioadă:

1. Elaboraţi rapid fluxuri de lucru simple, clare şi eficiente. Fiecare angajat trebuie să ştie ce are de făcut, în ce interval, cu cine interacţionează şi cui raportează. Există aplicaţii pentru munca în echipă şi există furnizori de servicii IT care pot face fluxuri dedicate. Găsiţi varianta cea mai potrivită pentru voi.

2. Daţi angajaţilor semnături electronice calificate în cloud astfel încât documentele cu valoare instituţională şi juridică să poată circula mult mai repede în format electronic atât în interiorul organizaţiei cât şi în relaţia cu partenerii. Aceste semnături pot fi obţinute din faţa ecranului, fără deplasare la sediul furnizorului. Avantajul este că nu mai trimiteţi documente prin curieri, nu mai pierdeţi timp şi bani cu circuitul documentelor oficiale în format fizic, pe hârtie. Treceţi totul online, fără să riscaţi absolut nimic din punct de vedere al securităţii documentelor sau al valorii lor juridice.

3. Identificarea video a clienţilor si emiterea certificatelor digitale calificate înlocuieşte deplasarea fizică a acestora la sediul bancii, furnizorilor de utilitati sau institutiilor publice şi prezentarea cărţii de identitate la ghişeu. Daţi-le oamenilor posibilitatea de a-şi rezolva problemele în siguranţă, din faţa ecranului, fără să-şi părăsească propria casă.

4. Organizaţi training-uri interne pentru angajaţii care sunt mai puţin familiarizaţi cu noile tehnologii. Folosiţi resurse interne pentru aceste cursuri, adică angajaţi care pot explica rapid şi clar utilizarea anumitor aplicaţii sau proceduri digitale relevante pentru domeniul, compania sau departamentul respectiv.

5. Explicaţi-le clienţilor beneficiile utilizării noilor tehnologii şi educaţi populaţia în acest spirit. Companiile care se adaptează rapid şi care îşi învaţă clienţii să înţeleagă şi să utilizeze  tehnologia sunt cele care vor câştiga cotă de piaţă.

O recomandare specială pentru instituţiile publice este ca acestea să înţeleagă faptul că pot utiliza identificarea video calificată în relaţia cu contribuabilii persoane fizice. Această procedură respectă reglementările europene şi este echivalentă juridic identificării pe care funcţionarii o fac la ghişeu atunci când cer cetăţenilor prezentarea cărţii de identitate.

”Tehnologia oferă soluţii pentru mutarea multor interacţiuni în online. Oamenii s-au obişnuit să intre în conferinţe video, să trimită şi să primească fişiere online. Trebuie acum să se obişnuiască şi cu mutarea în spaţiul virtual a acelor interacţiuni care presupun angajarea răspunderii profesionale, financiare sau juridice. Există tehnologia pentru a face acest lucru şi, în actualul context, suntem nevoiţi să o folosim din plin. Semnătura electronică şi identificarea video sunt cele două instrumente care pot ajuta oamenii şi companiile să treacă mai uşor prin această criză. Stăm acasă, dar oferim oamenilor serviciile de care au nevoie” a mai declarat Camelia Ivan.

Trans Sped este prestator de servicii de încredere (Trust Service Provider) şi activează pe piaţa românească din 2004, oferind încă din 2008 semnătură electronică în cloud. Din 2019, Trans Sped a fost certificată, în conformitate cu Regulamentul european eIDAS, ca furnizor de identificarea video calificată.