5 soluţii de organizare a biroului pentru creşterea eficienţei la locul de muncă

Un birou organizat contribuie la rezolvarea mai rapidă a sarcinilor de serviciu!

Nu e simplu să ţii totul în ordine, mai ales atunci când te ocupi de mai multe proiecte în paralel. Sigur că ar fi excelent să găsim aproape instant orice hârtie, dosar sau accesoriu de birou atunci când ne presează un deadline important, dar ştim foarte bine că de multe ori este de-a dreptul imposibil să se întâmple una ca asta.

Să presupunem însă că avem timp, că putem să ne punem gândurile în ordine (Da, cu ele trebuie să începem!) şi că pentru fiecare sarcină pe care o avem de îndeplinit dispunem de cel puţin câteva minute în care să ne gândim de ce avem nevoie şi cum putem să ne apucăm de treabă, pentru a fi cât mai eficienţi.

#1 Organizatoarele, unele dintre cele mai importante elemente în rezolvarea acestei ecuaţii.  Adică, suporturile pentru pixuri, hârtii şi dosare, pentru agrafe de birou, capsatoare şi perforatoare. În linii mari, cam pentru tot ce folosiţi în mod curent într-o zi de lucru. Când fiecare obiect are locul lui, va fi mult mai uşor de găsit, chiar şi atunci când timpul ne presează.

#2 Creaţi secţiuni clare pentru fiecare obiect în parte. E bine ca dosarele să fie puse toate într-un singur dulap, ca fiecare dintre ele să fie etichetat, astfel încât să ştiţi imediat ce conţine şi să nu mai fie nevoie să îl scoateţi din rastel şi să îl răsfoiţi. Etichetele sunt extrem de utile în orice proces de organizare.

#3 Folosiţi culorile pentru a prioritiza. Creaţi-vă dosare speciale pentru fiecare proiect în parte. Să presupunem că aveţi unele roşii pentru chestiunile urgente, de care trebuie să vă ocupaţi numaidecât, un dosar galben cu lucruri de care trebuie să vă apucaţi şi un dosar verde cu aspecte ce mai pot aştepta câteva zile ori au un deadline îndepărtat.

Acelaşi sistem îl puteţi utiliza şi pentru ordonarea facturilor, a contractelor ori a invitaţiilor. Câte o culoare diferită pentru fiecare în parte şi veţi şti instant ce trebuie să luaţi şi de unde. 

#4 Câteva decoraţiuni vă ajută să vă relaxaţi. Puneţi pe birou rame foto şi/sau ornamente care vă amintesc de ceva frumos din viaţa dumneavoastră. Vă vor ajuta să vă deconectaţi atunci când lucraţi mai mult timp într-un ritm intens. Nu exageraţi prea tare cu obiectele personale în mediul de lucru. S-ar putea să vă distragă mai mult decât e cazul şi pe alocuri chiar să vă încurce, dacă utilizaţi diverse scule şi ustensile.

#5 Nu aruncaţi niciodată un borcan sau un pahar. S-ar putea să vă fie extrem de folositoare atunci când încercaţi să vă puneţi în ordine diferite tipuri de ustensile, în aşa fel încât să le aveţi mereu la îndemână. Un pahar pentru creioane, unul pentru markere, altul pentru pensule şi deja biroul arată mai bine. Şi ce este cel mai important, economisiţi timp şi rămâneţi concentraţi la ce aveţi de făcut.

Iată cum vă puteţi face singuri propriul suport DIY din nişte cutii şi borcane, care aparent nu au nicio legătură între ele. Soluţia: o bucată de lemn, o pastă adezivă şi un spray de vopsit. 

Despre organizarea biroului şi despre decorarea lui am mai scris şi AICI. Dacă nu biroul este cel pe care vreţi să îl puneţi în ordine, ci orice altă încăpere din casă, atunci daţi click AICI pentru a descoperi mai multe soluţii. 

Nu uitaţi că la fel de importantă ca şi organizarea biroului este şi organizarea laptopului. Creaţi-vă foldere pentru fiecare proiect nou, puneţi documentele la documente, pozele la poze şi clipurile video la clipuri. La fel şi cu emailul, unde puteţi crea foldere pentru subiecte pe acceaşi tematică sau pentru mesaje primite de la acelaşi expeditor. 

//Sursă foto: Pinterest