Birocraţia dăunează grav eficienţei

Felul în care sunt organizate companiile, ierarhiile şi comunicarea dintre departamente influenţează elanul angajaţilor. Hârţoagele şi „raportul“ în faţa şefilor ocupă o mare parte dintr-o zi de muncă. Lipsa de organizare poate genera însă haos.

Alin (39 de ani), şef de birou în cadrul sucursalei bucureştene a unei companii americane, nici măcar nu-şi mai aminteşte când a luat ultima decizie fără să-şi consulte superiorii şi fără să aştepte zile bune un răspuns de la ei. „Când m-au promovat în postul ăsta mi-au spus că am libertate totală de mişcare. Cred că se refereau la cum o să-mi organizez agendele şi post-it-urile pe birou“, glumeşte amar bărbatul.

„Mi-am dat seama imediat cum merg lucrurile pe aici când am semnat fişa postului în care erau înşirate zeci de atribuţii, foarte pompos denumite, dar care nu presupuneau, în esenţă, niciun nivel decizional. Sunt legat de mâini şi de picioare chiar şi când vine vorba de aprobarea unei deplasări la Ploieşti, ca să dau un exemplu de cheltuială minimă pe care la nivelul ăsta, în mod normal, ar trebui s-o semnez cu ochii închişi“, povesteşte şeful de birou.

Politica firmei: comunicarea în scris

Cum nu i-a lăsat niciun pic de spaţiu de manevră, conducerea firmei s-a hotărât să se „revanşeze“ faţă de Alin şi i-a întocmit o listă întreagă de formulare pe care trebuie să le completeze zilnic, săptămânal, lunar, trimestrial, la fiecare sfârşit de semestru, la final de an calendaristic şi la final de an fiscal.

Pentru un toner de imprimantă şi patru topuri de hârtie, Alin spune că a fost nevoit să trimită acelaşi memo la biroul administrativ, la cel de IT şi la secretariatul unuia dintre directori. Pentru evaluările finale  trebuie să completeze câte un formular de opt pagini pentru fiecare dintre cei 15 subalterni ai săi, să scrie o analiză şi un raport de activitate pentru întreg departamentul.

„La o întâlnire la nivel de şefi de birou ni s-a comunicat că putem să completăm şi rubricile destinate «recomandărilor», dar că asta e aşa, o formalitate. Oricum, promovările le fac şefii cei mari, iar tu eşti ultimul care află ce se întâmplă în departamentul pe care, cel puţin teortetic, îl conduci“, explică Alin.

Omul recunoaşte că, la rându-i, se comportă la fel cu subordonaţii. Le dă sarcinile în scris, prin mail sau memouri pe hârtie, le cere să facă rapoarte în scris etc. „Ca să fim toţi acoperiţi. Dacă asta e politica firmei, n-ai ce face.“

Contracte ratate

Birocraţia excesivă din exemplul anterior poate creea situaţii de-a dreptul hilare, spune Petre Nicolae, director general al companiei de training şi consultanţă CBC România. „Am întâlnit o situaţie similară într-o companie românească, cu filiale în mai multe ţări şi cu o conducere bicefală - deciziile importante aparţineau fie acţionarului majoritar, fie directorului general. Pentru aprobarea unui decont de o anumită sumă trebuia să ceri aprobare de la directorul regional, de la directorul naţional şi de la directorul financiar. Îţi venea să plângi până primeai acordul“, povesteşte şeful CBC.

Un alt caz întâlnit de Petre Nicolae este cel al unui mare dealer auto. „Persoana care se ocupa de vânzări pe o regiune a primit o cerere din partea unui client care voia să cumpere 100 de autoutilitare. Clientul voia să ştie şi de ce discount va beneficia la tranzacţie. Cum nici directorul de sucursală, nici cel zonal nu puteau lua decizia, solicitarea a ajuns la directorului naţional şi ulterior, la directorul pe Europa. După vreo săptămână, când i-au comunicat şi clientului decizia, era prea târziu. Bătuse palma cu alt dealer.“

Un rău necesar

Birocraţia se caracterizează prin existenţa unei ierarhii, prin reguli scrise şi regulamente, care tind uneori să devină scopuri în sine, în loc sa fie considerate mijloace.

„Birocraţia devine excesivă când cei care conduc nu au nici cele mai elementare noţiuni de management organizaţional, când antreprenorul - omul cu banii - nu lasă nici cele mai neimportante decizii pe seama managerilor, dorind să arate că totul în companie depinde de el“, atrage atenţia Petre Nicolae.

Specialiştii în resurse umane se raportează la birocraţie ca la „un rău necesar“. „Memourile trimise între departamente consolidează discuţia verbală ce a avut loc anterior, iar subalternul primeşte astfel confirmarea că trebuie să facă un anumit lucru“, explică Daniela Necefor, managing partner la firma de consultanţă în resurse umane Total Business Solutions (TBS).

Timp de reacţie

Cel mai mare dezavantaj al birocraţiei îl reprezintă timpul pierdut, mai spune Necefor. Reprezentantul TBS lămureşte şi supărătoarea aşteptare a hârtiilor care nu mai vin de la semnat.

„Dacă sunt depuse la mapă, cereri precum cea de concediu de odihnă sau concediu medical trebuie semnate în aceeaşi zi. Pentru hârtii care se referă la cifre, la bugete, nu ar trebui să se aştepte mai mult de o săptămână.“ Alţi specialişti vorbesc de răspunsuri de principiu date în cel mult 24 de ore de la formularea solicitării, chiar dacă hârtiile oficiale ajung la destinaţie în câteva zile. 

Rapoartele ucid creativitatea

Jurnalistul american Roy Rowan scrie în cartea sa „The Intuitive Manager“ („Managerul cu intuiţie“, în trad.) că „rapoartele sugrumă creativitatea“ „Managerii cu intuiţie procedează ca împăratului Napoleon, care arunca la gunoi toate rapoartele scrise de generalii săi, spunând că până au ajuns la el hârtiile a auzit deja noutăţile importante“, scrie Rowan.

Alţi analişti americani vorbesc despre experimente care au dat roade în privinţa eficienţei. Un manager a economisit bani ridicând de opt ori plafonul sumelor pe care inginerii puteau să le chletuiască fără aprobare. Dacă anterior deciziei ei căutau soluţii să cheltuiască de cât mai multe ori plafonul, după, se gândeau şi de zece ori dacă să semneze pentru un decont.

O povară în plus pentru angajaţi

Pentru angajaţi, birocraţia înseamnă o investiţie mai mare de timp în realizarea procedurilor şi a hârtiilor decât în exercitarea efectivă a profesiei. Astfel, dacă nu sunt folosite cu scopul de a organiza, de a eficientiza munca, ierarhiile şi procedurile pot deveni un instrument de presiune, spun psihologii.

„Angajaţii se trezesc la sfârşitul unei zile de lucru că şi-au petrecut 90% din timp făcând situaţii, rapoarte, hârtii - de multe ori acelaşi raport, dar scris altfel pentru doi şefi diferiţi care stau în acelaşi birou. O evidenţă a activităţii este necesară în orice domeniu, dar când activitatea unui angajat reprezintă peste 50% birocraţie şi restul profesie este o problemă“, crede psihoterapeutul Elisabeta Ilie.

Pe de altă parte, pentru angajator tot acest aparat birocratic e „o modalitate de control a activităţii celorlalţi, dar şi un mod de a evidenţia activităţile desfăşurate“.

Printre dezavantajele birocraţiei corporatiste psihoterapeutul identifică oboseala psihică (distragerea atenţiei de la profesie; epuizarea resurselor în efectuarea rapoartelor, de foarte multe ori cerute inutil), dar şi un sentiment de neputinţă. „Sunt foarte mulţi profesionişti care-şi fac foarte bine meseria, dar care sunt extrem de stângaci la întocmirea unor situaţii“.

Ce e scris rămâne

Dacă privim partea plină a paharului vom vedea însă şi avantajele birocraţiei din firme. Printre acestea psihoterapeutul Elisabeta Ilie identifică organizarea, evidenţa activităţii, liniştea - „fie pot dovedi oricând că mi-am facut treaba (în cazul angajatului), fie pot controla activitatea celorlalţi, starea companiei, am acces la informaţie (angajatorul)“. Specialistul în comportament uman vorbeşte şi despre un anumit confort care se instalează în relaţiile cu ceilalţi colegi, pe principiul „nu-ţi cer o situaţie pentru că vreau eu, ci pentru că asta e regula“.

Avem  nevoie de reguli scrise, spun psihologii, pentru responsabilizarea angajatului, pentru stabilirea unui limbaj comun între acesta şi angajator, pentru eficientizarea transmiterii informaţiilor - toată lumea are acces permanent la regulile scrise, le poate citi ori de câte ori este nevoie.

De ce nu se merge pe încredere nici măcar între colegii situaţi pe acelaşi nivel ierarhic? „Din cauză că intervine uitarea sau se pot amesteca informaţiile, dar şi din cauză că unii oamenii nu sunt de încredere. Vorbele zboară, în timp ce ceea ce e scris rămâne“, spune Elisabeta Ilie. 

Profit sau birocraţie?

Pentru sociologul Max Weber (1864-1920) „birocraţie perfectă“ era modul de organizare în care puterea se bazează pe competenţă şi nu pe tradiţie sau pe forţă. Birocraţia lui Weber era aplicabilă întreprinderilor economice orientate spre profit. În 1944, Ludwig von Mises (1881-1973) a făcut o distincţie clară între managementul profitului şi cel al birocraţiei.