Cum să înlocuieşti Office-ul plătit cu alternativele sale gratuite

Microsoft Word există din 1985, iar de atunci suita Office a devenit cea mai populară pentru productivitate. Care sunt însă alternativele gratuite?

23 ianuarie 1985. Prima versiune a lui Microsoft Word se lansează pe piaţă. Surprinzător poate pentru zilele noastr, nu a fost vorba de un PC, ci de un Mac de la Apple. Prima versiune pentru sistemul de operare Windows a venit abia pe 11 noiembrie 1990, dar conţinea şi Word, şi Excel, pentru tablele, dar şi Power Point, pentru prezentări. Era ceva nemaivăzut pentru productivitatea globală. Generaţii întregi le-au folosit. Dar există alternative gratuite? Aceasta este întrebarea la care vrem să răspundem, fără să dorim cumva moartea Microsoft Office.

Săpătmâna trecută s-a lansat oficial în România versiunea Office 2013 sau Office 365. Aceasta din urmă, la preţul de 450 de lei pe an, este în totalitate integrată în Cloud, adică documentele pot fi salvate pe hard disk-ul online, din Skydrive, pot fi editate în colaborare cu mai mulţi utilizatori, după tiparul Google Docs, dar se pot folosi şi aplicaţii cum ar fi Word Web App sau Excel Web App, care nu necesită un program instalat în calculator, ci folosesc exclusiv o platformă online pentru aşa ceva.

Noul Office integrat pe nor

Oferta de anul acesta a Microsoft porneşte de la premisa unui univers al mai multor dispozitive, în care pe lângă un calculator mai folosim un smartphone sau o tabletă. Astfel, potrivit unor studii din 2012, 75% din adolescenţi au un smartphone sau un calculator, iar 73% din persoane dau un e-mail după ce pleacă de la muncă. Aşadar, noul Office trebuie să se schimbe, după cum spune şi Vera Cărmăzan, managerul diviziei Office de la Microsoft România: „E un pas major înainte pentru Office. Aşteptările şi cerinţele oamenilor se schimbă rapid şi Office 365 Home Premium se va schimba odată cu acestea“, a spus reprezentantul companiei.

Pe lângă programele clasice de pe orice Office, varianta 365 Home Premium este conectată la internet şi poate fi folosită pe baza unui abonament anual. Astfel, utilizatorii pot instala programul pe cinci calculatoare separate, pot să distribuie documente şi pot colabora la realizarea acestora cu alţi useri. În plus, ei primesc şi 20 de GB de stocare suplimentară pe SkyDrive şi pot chiar să colaboreze prin conferinţe video sau mesagerie instantă cu alţi utilizatori.

Salvarea automată a făcut diferenţa

Alexandra Dumitru are 26 de ani şi lucrează în domeniul vânzărilor, în Bucureşti. Foloseşte Office, Excel şi Power Point de la Microsoft, dar acasă a renunţat la ele pentru alternativele găsite pe internet. Inclusiv stocarea de documente o face online.

„Am ales Google Docs pentru că pot să lucrez împreună cu mai mulţi colegi deodată. Ştiu că se poate şi pe Office acum, dar mulţi avem de ani buni conturi de Gmail şi ne-a fost mai simplu să lucrăm pe G Docs. Apoi trecem pe curat, nu-i problemă, dar intrăm fiecare, la ce oră dorim şi facem acest lucru“, spune Alexandra.
George are 23 de ani şi lucrează la o firmă de IT din Iaşi. Toate documentele sale din calculator sunt acum pe Cloud, iar mare parte din activitate nu o mai face pe programele instalate pe calculator. „Le mai am acolo, dar de obicei scriu în editorul din Google Docs, salvez în Google Drive automat şi nu mai risc nimic. Eu am început asta din liceu. Motivul e simplu şi protesc: într-o zi scriam un proiect de 10 pagini, nu am salvat, l-am închis din greşeală şi am luat-o de la capăt pentru că nu ştiam eu de Recovery. Aşa am căutat o soluţie şi am vrut ceva care să salveze automat“, povesteşte tânărul.

De ce ar trece cineva la Google Docs sau de ce ar folosi aplicaţiile Microsoft de pe internet, cum este Word Web App? În primul rând, salvarea se face automat, iar totul este organizat ca un adevărat dosar de fişiere. În plus, totul se petrece în browserul de internet, care poate fi mai bine organizat în acest fel. Dar care sunt dezavantajele? Orice este aplicaţie de productivitate pe internet are mai puţine facilităţi decât un program instalat şi plătit în calculator: de exemplu, Google Docs are doar câteva fonturi, majusculele nu sunt puse automat, iar opţiunile de stiluri pentru prezentări mai complicate sunt puţine. În defintiv, dacă nu este internet, tot la aplicaţiile offline vom recurge.

Când prezentările digitale nu mai sunt plictisitoare

Prezentările de proiecte au fost făcute vreme de mult timp în Microsoft Power Point. Generaţii de elevi, studenţi sau oameni de afaceri au apăsat săgeata pentru a da mai departe un slide, s-au încurcat în desfăşurarea automată şi până la urmă au eşuat lamentabil.

Dar Microsoft Power Point nu a murit până astăzi, deşi are aproape 23 de ani. El face parte din pachetul Office, aducând şi lucruri noi odată cu Office 2013 şi Office 365. Astfel, utilizatorii pot vedea cu exactitate care este următoarea pagină şi cât timp a trecut din prezentare, cu ajutorul unui mod creat exact pentru cei care expun, nu pentru cei care văd. Astfel, cu noile creaţii de la Microsoft, începând cu ediţia din 2010, un slide poate să conţină pentru prezentator inclusiv notiţe pentru ca totul să fie organizat mai bine. În plus, putem spune adio laserului pentru indicare, deoarece avem totul deja pe calculator, cu ajutorul unuia virtual.

Dar Power Point face parte dintr-un pachet care costă 400-500 de lei. Există alternative online şi open source la fel de viabile pentru cei care vor să aleagă ceva diferit. Dacă ne întoarcem la Google Docs, vom avea parte de o experienţă completă în Cloud, dar există şi programe cum ar fi Libre Office sau Open Office. Dar cea mai bună alternativă este una complet radicală.

Prezentări non-lineare

În 2001, arhitectul şi artistul Adam Somlai-Fischer a început să ţină prezentări într-o interfaţă total nouă. Ele puteau să fie mişcate interactive, Somlai-Fischer putea da zoom pe anumite elemente cheie şi să transforme o prezentare într-una mult mai interesantă decât cele în Power Point. Dar totul trebuia programat individual. Abia în 2007 totul a devenit realitate, când profesorul maghiar Peter Halacsy l-a convins pe Adam să realizeze o variantă online, iar antreprenorul Peter Arvai a decis să investească în proiect. În aprilie 2009, la Budapesta, se năştea cu adevărat Prezi. În 2012 existau 18 milioane de utilizatori, iar 250 de milioane de prezentări au fost văzute pe internet.

De ce este diferit Prezi de celelalte unelte pentru prezentare? Ei bine, dacă un Power Point se bazează pe trecerea sacadată de la un slide la altul, Prezi se transformă într-o adevărată excursie. Una vizuală. În plus, nu trebuie un soft specializat, ci doar o conexiune de internet. Slide-ul din Power Point există şi în Prezi, dar el poate să aibă efecte suplimentare: navigarea nu este lineară, ci fiecare slide poate fi pus oriunde pe un uriaş ecran.

Gratuit, dar public

De asemenea, Prezi este organizat ca o hartă uriaşă, pe care putem să o întindem oricât de mult vrem, în acest fel putând să facem legături între ideile din prezentare fără să ne întoarcem cu cinci slide-uri înapoi. Creaţia lansată în Ungaria a devenit pentru unii atât de populară întât la Forumul Economic Mondial folosirea ei a devenit exclusivă, iar la conferinţele TED majoritatea speaker-ilor se bazează pe Prezi. Singura problemă? Criticii acestui sistem de a face prezentări spun că formula non-lineară, care poartă publicul pe o hartă de idei poate cauza ameţeală. Totul însă depinde de inspiraţia creatorului.

Power Point? 450 de lei pe an. Prezi? Dacă acceptăm ca prezentarea să fie publică online, atunci este gratuit. Dacă dorim să ne păstrăm ideile private, abonamentul anual costă 60 de dolari.

În caz că nu ne place nici Power Point, nici Prezi şi dorim un alt tip de prezentare vizuală, atunci avem posibilitatea de a face chiar o infografie. Platforma infogr.am schiţează ideile într-un mod vizual, adăugăm video-uri doar prin embed de pe YouTube, iar coloritul şi fonturile sunt alese în prealabil după un model standard.

Gratuitatea nu este principalul motiv pentru un sistem de operare „liber“

Trăim într-un univers împărţit între Windows şi Mac de la Apple, dar există şi o alternativă aleasă de puţini oameni. Pentru că majoritatea oamenilor au început prin a folosi un sistem de operare consacrat, Linux şi toate variantele sale a devenit o alegere pentru o anumită elită tehnică.

Primul argument este gratuitatea şi evitarea pirateriei. În 2011, fostul şef de la Microsoft România, Ronald Binkofski, declara la conferinţa ZF Digital că 64% din sistemele de operare Windows din România sunt piratate, spre deosebire de Germania, unde doar 20% din softuri sunt instalate ilegal.

În momentul de faţă, Windows 7 Home Premium, adică varianta de bază, costă 500 de lei, în timp ce Windows 8 porneşte de la 510 lei. Cel mai scump sistem de operare de la Microsoft, pentru utilizatorii personali, este Windows 7 Ultimate, la peste 900 de lei.

În tabăra Linux, cele mai populare variante ale acestui sistem de operare sunt Mint, Mageia, Ubuntu, Fedora şi Debian. Toate se bazează pe o platformă Linux, dar au realizări diferite. În afară de gratuitate, aceste sisteme de operare nu sunt atât de targetate de către viruşi. Evident, există şi riscul acesta, dar datorită răspândirii mai reduse, riscul este mai scăzut.

De asemenea, majoritatea variantelor de Linux au programe preinstalate gratuite. Pentru Microsoft Office, există Open Office sau Libre Office. Pentru Nero, există DVD-ripper sau chiar alternative pentru Photoshop, cum ar fi bunicul GIMP sau Xara Xtreme.

În plus, potrivit fanilor de pe forumurile specializate în Linux, spre deosebire de alte sisteme de operare, Linux poate rula pe configuraţii mai simple şi pe calculatoare mai slabe.

Dar unii gândesc totul altfel, cum ar fi activistul mişcării de software gratuit, Richard Stallman: „Software-ul gratuit este o chestiune de libertate, nu de preţ. Pentru a înţelege conceptul, ar trebui să vă gândiţi la liber ca la «libertate de exprimare», nu «bere la liber»“.