Cum evit „încărcarea“ listei de plată şi cum pot sancţiona derapajele

Avem o nouă reglementare în materie şi în mod surprinzător, cererile scrise şi procedura pusă la dispoziţia proprietarului nu ocupă primul loc. Tot mica bârfă, nemulţumirea exprimată pe la colţuri sau revărsarea tuturor problemelor în adunarea generală, sunt în frunte.

Am tot insistat pe procedură, în condiţiile în care, trebuie să avem în vedere că astfel de atitudini de manifestare a nemulţumirilor ca cele de mai sus nu duc la rezolvarea problemei şi nici nu stopează abuzul, lipsa de diligenţă sau încărcarea listei de plată.

Cum poate avea loc „încărcarea“ listei lunare de plată?

Din practica instanţelor de judecată şi din concluziile unor rapoarte de expertiză contabilă, cea mai simplă şi des folosită metodă este cea a repartizării unor sume ce nu au justificare în actele contabile ale asociaţiei de proprietari.

Aici avem în vedere adăugarea unor sume peste ceea ce a facturat furnizorul sau prestatorul de servicii, deconturi pentru bunuri sau servicii ce în realitate nu au fost achiziţionate sau prestate, „diferenţe“ de apă introduse la plată, regularizări etc.

Lipsa unui avizier unde să fie afişate facturile, existenţa unei liste de plată ce conţine informaţii minime, fără un tabel explicativ al modului de repartizare, reticenţa organelor de conducere şi/sau administratorului în a pune la dispoziţie acte şi informaţii, sunt de natură a ridica semne de întrebare.

Cum mă feresc de astfel de situaţii?

Cel mai simplu şi eficient mod este reprezentat de procedura de contestare a listei de plată, procedură scrisă, prin care pot evidenţia anumite aspecte ce ridică semne de întrebare.

Cererea scrisă este adresată preşedintelui asociaţiei, în termen de 10 zile de la afişarea listei de plată, răspunsul acestuia trebuind să fie exprimat, în scris, în termen de 10 zile de la primirea contestaţiei (art.28 din Legea 196/2018).

Proprietarii au posibilitatea de a studia actele asociaţiei, adică au acces, la cerere, la facturile emise pe numele asociaţiei (pentru a observa suma facturată în lună şi/sau soldul existent). În cazul în care preşedintele sau administratorul nu ia toate măsurile necesare pentru a permite accesul, proprietarul are posibilitatea de a notifica Comitetul Executiv despre acest aspect. Comitetul are un termen de 10 zile pentru a îşi exprima (sau nu) un punct de vedere, termen peste care proprietarul are deschisă calea sesizării compartimentelor specializate din cadrul primăriei (art.28 alin.4).

Proprietarul are posibilitatea de a solicita un punct de vedere cenzorului, persoană (fizică sau juridică) ce prestează activităţi de verificare a modului de repartizare a sumelor. Noua lege stabileşte în sarcina acestuia, obligaţia de a afişa raportul/nota etc, pentru a fi adus la cunoştinţa proprietarilor, în situaţia în care s-au constatat nereguli în modul de întocmire/repartizare a sumelor ce compun cotele de întreţinere. Cenzorul are obligaţia de afişare în termen de 5 zile de la constatare, aşa după cum prevede art.60 alin. 7.

Dacă am toate informaţiile necesare şi constat că suma repartizată nu are acoperire şi am parcurs etapele menţionate mai sus, nimic nu mă impiedică în a sesiza instanţa de judecată cu o acţiune prin care pot solicita chiar obligarea asociaţiei la recalcularea cotelor de întreţinere.

Apa şi veşnica discuţie cu privire la pierderi

Deşi alături de numărul de persoane prezente, apa reprezintă cel mai sensibil aspect din lista de plată, puţini sunt cei care verifică sau mai bine spus pot verifica modul de repartizare.

Tocmai acesta este motivul pentru care au existat (probabil există) asociaţii în care apa, (contravaloarea acestui serviciu), reprezintă un mijloc de sifonare a unor sume de bani. Sub umbrela unor regularizări sau prin lipsa de transparenţă, lista de plată poate conţine sume ce nu au acoperire nici în factura emisă şi nici în ceea ce reprezintă cu adevărat o regularizare.

Un element de noutate este acela că, noua reglementare nu face niciun fel de referire la modul în care este repartizată diferenţa de apă (diferenţa între suma citirilor proprietarilor şi citirea furnizorului). Prin urmare, cade în sarcina adunării generale a stabili modul în care se repartizează această cantitate (valoric) în lista de plată: la numărul de persoane prezente, pe cotă, proporţional cu consumul sau prin indexarea preţului.

Cum realizez o sumară verificare?

După cum spuneam, proprietarul are acces la toate documentele şi situaţiile ce privesc asociaţia. Dacă am acces la factură, am acces la cantitatea de apă facturată (mc) pe de o parte, iar pe de altă parte pot observa soldul.

Având cantitatea de apă facturată, pot observa cantitatea de apă repartizată conform citirilor proprietarilor în listele de plată şi astfel pot determina care este diferenţa înregistrată la nivel de bloc sau la nivel de scară.

În condiţiile în care adunarea generală are sarcina stabilirii modului de repartizare a diferenţelor, pot determina dacă modul de repartizare în liste are la bază şi se fundamenteaza pe o astfel de hotărâre.

Sigur, un element ce trebuie cunoscut este acela al preţului pe metrul cub de apă facturat de furnizor.

Intervenţiile, reparaţiile şi investiţiile la nivelul asociaţiei  

Din păcate marile „tunuri“ din asociaţiile de proprietari pe acest palier s-au situat şi de cele mai multe ori sumele colectate ca şi fond de reparaţii nu au „ajuns“, motiv pentru care s-a apelat la „păparea“ fondului de rulment. Fără un fond de rulment suficient, asociaţia a fost penalizată pentru întârzierea achitării facturilor curente, a acumulat datorii şi într-un final, serviciile au fost sistate (şi câte astfel de asociaţii sunt).

Tentaţia este mare, în condiţiile în care asociaţia are fonduri. Astfel apar lucrări de genul „desfundat coloană“, „desfundat scurgere“, „decolmatare“, lucrări ce nu pot fi verificate şi care pot fi realizatea săptămânal. Pentru că nimeni nu este dornic de a intra într-un subsol, cheltuiala este achitată fără prea multe comentarii.

Ceea ce doresc a sublinia este faptul că toate aceste lucrări, reparaţii sau investiţii presupun cheltuirea unor sume de bani, sume ce trebuie aprobate pe de o parte, fie de adunarea general fie de comitet, după caz, iar pe de altă parte, trebuie să fie evidenţiate în bugetul de venituri şi cheltuieli.

„S-a putut“ acolo unde lipsa de transparenţă şi de implicare la nivelul asociaţiei a existat, acolo unde decizia a fost concentrată la nivelul unui mic grup.

Cum putem evita astfel de situaţii?

Fără implicare din partea proprietarilor, slabe şanse. Participarea la adunarea generală a proprietarului este un prim pas. În condiţiile în care adunarea generală decide cu privire la fondul de reparaţii, cu privire la priorităţile în realizarea unor investiţii etc., proprietarul îşi poate expune punctul de vedere sau poate solicita realizarea unor lucrări/investiţii la nivelul imobilului.

Proprietarul, prin noua reglementare, are posibilitatea de a avea acces la actele ce vizează adunarea generală şi prin urmare poate lua la cunoştinţă (anterior adunării) de sumele propuse, de investiţiile dorite etc, astfel încât la şedinţa adunării generale să poată susţine un punct de vedere bazat pe posibilitatea financiară a asociaţiei.

Implicarea în comitet şi/sau în realizarea unor lucrări semnificative din punct de vedere financiar sunt esenţiale. Dacă avem în vedere lucrări de zugrăvire, de refacere a terasei sau de refacere a ascensorului, trebuie să conştientizăm că, fără o minimă implicare putem fi uşor păcăliţi, fiind vorba şi de lucrări ascunse. Fără procese verbale, fără garanţie şi fără o selecţie a prestatorului după criterii economice şi de calitate, nu după un interes personal, lucrurile pot duce către suportarea unui cost nejustificat.

Sumele încasate din chirii (spaţii, antene, reclame)

Asociaţiile de proprietari ce înregistrează astfel de venituri sunt cele mai expuse la abuz, în condiţiile în care există sume „de tocat“, pentru lucrări şi investiţii dorite şi utile sau care nu au niciun fel de justificare.

Proprietarii sunt fericiţi pentru că „văd“ că se face ceva, fără a suporta costul acelor investiţii pentru că, sumele achitate nu se regăsesc în lista lunară de plată (aspect care adoarme vigilenţa), fiind „scăzute“ din fondul special existent la nivelul asociaţiei. Pentru că nimeni nu întreabă care a fost contravaloarea încasărilor în 12 luni, raportat la valoarea investiţiilor, pentru că nimeni nu întreabă cum anume s-a decis şi de către cine realizarea investiţiilor şi pentru că nimeni nu întreabă care au fost criteriile de selecţie, cei implicaţi decid după bunul plac.

Atunci când apare o întrebare, se observă o reacţie de iritare, de ascundere şi chiar de intimidare a proprietarului care a îndrăznit să facă o astfel de solicitare. Interesul este extrem de mare şi păstrarea „ciolanului“ duce la adevărate „lupte“ în cadrul asociaţiilor.

Avem posibilitatea de verificare?

Pentru astfel de sume atrase din reclamă, chirii etc, asociaţia de proprietari are încheiate contracte. După cum am menţionat, proprietarul are acces, la cerere, la aceste acte şi prin urmare poate lua la cunoştinţă cu propriile simţuri de clauzele contractului, de sumele încasate etc.

Aceste sume trebuie să se regăsească în fondul special şi mai apoi în bugetul de venituri şi cheltuieli. Trebuie să ţinem seama de faptul că, nu orice fel de cheltuială se poate susţine din acest fond şi prin urmare comitetul, preşedintele sau administratorul nu pot face după bunul lor plac.

Proprietarul nemulţumit de hotărârile luate, atât în cadrul adunării generale cât şi în cadrul comitetului, poate contesta actul în faţa instanţelor de judecată. Sigur că, mulţi proprietari nu au posibilitatea de a realiza un astfel de demers, fapt ştiut de către cei ce profită, ajungându-se astfel în situaţii limită (facturi neplătite, lipsă fonduri, sistare furnizare utilităţi, popriri etc).

Nimic din ceea ce este precizat mai sus nu se întâmplă atunci când există implicare, lipsită de interes, atunci când proprietarii se sprijină şi sprijină activitatea curentă a celor ce îşi dedică timpul comunităţii din care fac parte, atunci când cenzorul îşi face treaba iar administratorul aduce la îndeplinire deciziile comitetului şi hotărârile adunării generale. Fără implicare lucrurile nu pot funcţiona.

Demersul de informare cuprinde acum şi un format video. Urmăriţi emisiunile şi fiţi alături de noi pe canalul de YouTube, Consultanţă Asociaţii Proprietari.