În primul rând, fondurile de arhivă de arhitectură se află în posesia mai multor instituţii (Arhive, primării, institute, biblioteci, universităţi) care aplică propriile reguli de acces, fotocopiere şi utilizare. Identificarea documentelor de interes, în funcţie de tema de cercetare de arhitectură, este o chestiune de timp, răbdare şi noroc, pentru că inventarele nu sunt, de cele mai multe ori, suficient de detaliate.

Documentele legate de proprietăţi nu sunt semnalate de multe ori sau s-a evitat o detaliere pentru a nu atrage atenţia unor urmaşi sau potenţiali interesaţi de revendicări. Se întâmplă chiar ca cercetătorilor să li se limiteze accesul la unele documente, motivându-se tot interesul juridic ce i-ar putea mâna în pretinsul lor studiu.

Odată identificate, primirea dosarelor solicitate poate dura între câteva zile şi 30 de zile lucrătoare, în cel mai bun caz, dacă nu este nevoie de aprobări speciale şi repetate (dosarele nelegate intră într-o astfel de categorie specială). Parcurgerea unui volum mare de dosare (unele pot avea peste 600 de pagini), cu documente aranjate aleatoriu sau într-o stare de conservare defectuoasă, poate fi doar începutul unei aventuri de săptămâni şi luni. Dacă este vorba de fonduri aflate în instituţii din diferite localităţi, putem include şi călătorii repetate, căci nu există facilităţi ”la distanţă” precum fotocopieri, fotografieri, scanări sau trimiteri prin poştă.

Fragment de plan, foaie de calc crăpată, Grădina Cişmigiului (ANDMB fond PMB 1855)

În cele mai restrictive cazuri, cercetătorilor li se permite doar citirea documentelor şi luarea de notiţe, accesul cu calculatorul propriu fiind şi el interzis sau necesitând o aprobare specială. Fotografierea a început să fie permisă din ce în ce mai mult, contra unei taxe, cu mijloacele proprii sau apelând la serviciile unui angajat al instituţiei depozitare. Scanarea rămâne o noutate tehnologică pentru cele mai multe instituţii publice, neexistând nici echipamente, nici angajaţi specializaţi în acest sens. Cercetătorilor nu li se permite să utilizeze propriul scanner conectat la laptop sau un scanner portabil, chiar şi în cazul în care se oferă să pună la dispoziţia instituţiei materialele reproduse.

Plan de la 1842 de arh. Hartl, impăturit necorespunzător în dosar (Sursa: ANR)

Atunci când fotografierea este permisă, contra cost, spaţiul avut la dispoziţie este impropriu desfăşurării planurilor sau realizării unor reproduceri de calitate din cauza întunericului, împăturirii defectuoase a documentelor, legării lor pliate în dosare, străpungerii lor cu sfoară sau chiar lipirii. Biblioteca Academiei Române (cabinetul de stampe, fotografii de epocă şi cel de hărţi) reprezintă un paradox: cu toate că aici se găsesc resurse unice, inedite şi deosebit de valoroase, accesul este limitat prin aplicarea unei taxe de fotografiere şi publicare de minim 30 Euro/ pagină sau fotografie.

Trecând sumar în revistă problemele întâmpinate în cercetare, întrebarea care se pune, în mod logic, este de ce am fi interesaţi de arhivele de arhitectură. Satisfacţia de a avea contact direct cu planurile şi de a identifica proprietarul sau semnătura arhitectului şi a antreprenorului, de multe ori pentru prima dată de la arhivarea documentelor, este una dintre cele mai binemeritate recompense pentru cercetător.

Aceasta este cu atât mai mare în cazurile în care cercetarea se referă la construcţii dispărute, controversate ca atribuire sau la proiecte necunoscute. Pe viitor ar fi de dorit realizarea unei baze de date cu semnăturile celor mai cunoscuţi arhitecţi din marile centre urbane, de multe ori scrisul fiind indescifrabil pe unele planuri sau informaţiile lipsind de pe aprobările de construcţie. Prin comparaţia cu baza de date de semnături, s-ar putea identifica şi atribui într-un mod corect imobilele importante.

Desigur că în ultima perioadă, mai ales în era Internetului, informaţiile legate de proprietari şi arhitecţi, ani de construcţie, fotografii de epocă ale clădirilor circulă cu o viteză uluitoare, dar nu întotdeauna se bazează pe informaţii corecte. Dosarul de construcţie cu solicitarea proprietarului, corespondenţa cu oficialii publici, planurile arhitectului sau ale conductorului rămân dovezile de netăgăduit în realizarea istoricului unei proprietăţi. De multe ori dosarele comasează şi intervenţiile ulterioare pe proprietate (gard, garaj, dependinţe). Acestea sunt baza oricărui comentariu valid, iar când este posibil, trebuie comparate cu situaţia de la un moment dat sau actuală a imobilului analizat. 

Fragment din lucrarea colectivă a Fundaţiei Inforom, ArhivarH, în curs de apariţie la Editura Heritage, 2013