Dezastrul găsit de Curtea de Conturi în instituţiile publice

Curtea de Conturi a luat la „puricat“ auditul intern al 116 instituţii publice din România şi a scos la lumină nereguli grave.

Personal insuficient acolo unde este necesar, calificare slabă a angajaţilor, bugete mai mari alocate nemeritat, sisteme informatice depăşite, lipsa programelor anti-virus şi a unui plan de recuperare a datelor în caz de dezastru, acestea sunt doar câteva din probleme identificate de instituţia de control, la nivelul anului 2017, şi sintetizate în cadrul unui raport amplu.

Personal insuficient, slab pregătit

Cea mai întâlnită problemă, în toate domeniile analizate de Curtea de Conturi, este legată de personal. Resursa umană este insuficientă, iar compartimentele de specialitate sunt dimensionate neadecvat, fără a ţine seama de volumul, complexitatea şi dificultatea muncii.

Mai mult, resursa umană este, în general slab pregătită, în sensul că nu cunoşte prevederile legale şi procedurile pe care trebuie să le respecte.

Domeniul achiziţiilor publice se confruntă cu „fluctuaţie ridicată a personalului”. De asemenea, - personalul nu este nominalizat prin decizii sau prin fişa postului pentru urmărirea derulării contractelor sau are sarcini şi responsabilităţi incomplete.

 „Cunoaşterea insuficientă de către personalul structurilor financiar-contabile a prevederilor cadrului normativ aplicabil activităţilor specifice domeniului respectiv”, este una din problemele identificate în domeniul financiar-contabil.

Şi în domeniul juridic, personalul de specialitate este insuficient.

În domeniul fondurilor europene sunt subliniate: numărul insuficient de personal implicat în implementarea programelor cu finanţare europeană, supraîncărcare cu sarcini a acestuia în detrimentul calităţii şi pregătire profesională insuficientă sau nesatisfăcătoare a personalului în domeniul managementului de proiecte, experienţa deficitară în activitatea specifică a personalului nou angajat şi inexistenţa sau inconsistenţa unor programe de perfecţionare a pregătirii profesionale a personalului.

Proceduri incomplete, învechite

La majoritatea instituţiilor nu există proceduri clare, ci fie sunt inexistente, fie sunt învechite. În domeniul juridic, Curtea de Conturi subliniază inexistenţa procedurilor specifice pentru toate categoriile de activităţi din domeniul juridic, existenţa acestora cu un conţinut incomplet sau neactualizat urmare a reorganizărilor sau a modificării reglementărilor în domeniu şi a practicii în materia juridică sau neimplementarea sau nerespectarea lor de către personalul de specialitate.

În activitatea de IT, la majoritatea instituţiilor nu există proceduri interne operaţionale, precum proceduri de asigurare a securităţii informatice, iar altele există, dar cu un conţinut incomplet, inadecvat sau ineficace. În alte cazuri, ele nu sunt implementate.

Încă n-am intrat în era tehnologiei

Curtea de Conturi mai scoate la iveală şi probleme grave în ceea ce priveşte dotarea IT a instituţiilor publice. De exemplu, serverele şi echipamentele IT sunt insuficiente şi uzate moral şi fizic, nu există contracte de mentenanţă; iar spaţiile pentru servere şi celelalte echipamente sunt neadecvate. De asemenea, există incompatibilităţi între unele sisteme de operare şi aplicaţiile utilizate, iar echipamentele IT nu asigură recuperarea informaţiilor în cazuri de risc. Programele informatice sunt insuficiente, neperformante şi neadecvate cu obiectivele şi nevoile utilizatorilor.

Mai mult, nu există proceduri de asigurare a securităţii informatice: o parte dintre computerele instituţiilor nu au instalat un program anti-virus performant şi actualizat. Parolele, precum cele de acces la servere, parole pentru echipamentele de rutare, parole pentru acces administrare pagina web, sunt administrate deficitar, existând oricând riscul de a fi pierdute sau furate. De asemenea, nu există planuri de recuperare a datelor în caz de dezastru.

Vă prezentăm mai jos, detaliat, problemele descoperite de Curtea de Conturi pe diferite domenii.

Domeniul bugetar

· dimensionarea neadecvată a compartimentelor de specialitate, fără a ţine seama de volumul, complexitatea şi dificultatea obiectivelor şi a componentelor procesuale implicate nemijlocit în realizarea acestora (activităţi, funcţii, atribuţii, sarcini ş.a.);

· aprobarea unor bugete finale mai mari unor entităţi subordonate, fără existenţa unei fundamentări riguroase a acestora;

· execuţia necorespunzătoare a bugetului de venituri şi cheltuieli aprobat, prin nerealizarea sau/şi neutilizarea veniturilor proprii încasate, inclusiv din anii precedenţi ş.a.

Domeniul financiar-contabil

· insuficienţa resurselor umane alocate activităţii financiar contabile şi dimensionarea neadecvată a structurilor interne de specialitate în funcţie de volumul, complexitatea şi dificultatea obiectivelor şi a operaţiunilor realizate;

· cunoaşterea insuficientă de către personalul structurilor financiarcontabile a prevederilor cadrului normativ aplicabil activităţilor specifice domeniului respectiv;

· deficienţe privind resursele umane referitoare la pontaje, evidenţa concediilor medicale, decontarea cheltuielilor cu deplasările

· efectuarea unor cheltuieli fără documente justificative sau fără ca acestea să fie angajate, lichidate şi ordonanţate în mod corespunzător;

· efectuarea de înregistrări contabile în programul informatic fără a fi în concordanţă cu documentele justificative anexate sau fără a avea documente justificative;

Domeniul achiziţiilor publice

· dimensionarea neadecvată a compartimentelor de achiziţii publice, fără a ţine seama de volumul, complexitatea şi dificultatea obiectivelor; fluctuaţie ridicată a personalului; inexistenţa actelor administrative de nominalizare a personalului responsabil cu activităţile specifice domeniului achiziţiilor publice;

· disfuncţionalităţi în organizarea şi desfăşurarea activităţii de administrare/derulare a contractelor de achiziţii publice şi efectuarea plăţilor aferente

- personal nenominalizat prin decizii sau prin fişa postului pentru urmărirea derulării contractelor, sau cu sarcini şi responsabilităţi incomplete;

- disfuncţionalităţi privind: verificarea corectitudinii etapelor de decontare, verificarea recepţiei produselor, lucrărilor şi a serviciilor furnizate, verificarea întocmirii documentelor justificative, urmărirea respectării termenelor intermediare de plată şi încadrarea în valoarea contractului ş.a.;

- încheierea de contracte de achiziţii publice a căror valoare depăşeşte limita aprobată prin bugetul anual şi cuprinderea în unele contracte a unor clauze contractuale care aduc atingere intereselor patrimoniale ale entităţilor publice contractante;

· disfuncţionalităţi în organizarea şi utilizarea sistemelor informatice necesare activităţii de achiziţii publice: dotări insuficiente sau neperformante, acces impropriu la SEAP, limitări şi condiţionări ale accesului la internet pentru colectarea informaţiilor necesare, inexistenţa unor baze interne de date referitoare la furnizori ş.a.;

Domeniul resurselor umane

· stabilirea eronată a unor drepturi de natură salarială, acordarea unor drepturi salariale contrar prevederilor legale aplicabile şi calcule eronate ale bazei de impozitare şi ale obligaţiilor de plată către bugetele publice;

· neîntocmirea contractelor individuale de muncă sau neînregistrarea tuturor modificărilor aduse acestora;

Domeniul IT

· servere şi echipamente IT insuficiente şi uzate moral şi fizic; absenţa contractelor de mentenanţă; spaţii neadecvate pentru servere şi celelalte echipamente; incompatibilităţi între unele sisteme de operare şi aplicaţiile utilizate; echipamente IT care nu asigură recuperarea informaţiilor în cazuri de risc ş.a.

· programe informatice insuficiente, neperformante şi neadecvate cu obiectivele şi nevoile entităţilor şi ale utilizatorilor interni;

· neactualizarea paginii de internet cu informaţii provenite de la compartimentele responsabile pentru conţinutul acestora;

· inexistenţa procedurilor interne operaţionale pentru activitatea de IT, inclusiv procedurile de asigurare a securităţii informatice, existenţa acestora cu un conţinut incomplet, inadecvat sau ineficace, sau neimplementarea lor

· aplicaţiile informatice anti-virus, considerate elemente ale politicii de securitate IT, nu sunt clar definite şi formalizate astfel încât să se concretizeze un plan privind securitatea informaţiei şi a sistemului informatic - o parte dintre computerele instituţiilor nu au instalat un program anti-virus performant şi actualizat;

·  management deficitar al parolelor pentru subsistemele IT (parole de acces la servere, parole pentru echipamentele de rutare, parole pentru acces administrare pagina web ş.a.) ;

·  lipsa procedurilor privind drepturile de acces, înregistrare, modificare, citire, tipărire şi ştergere a datelor din unele sisteme informatice (exemplu: programul de contabilitate bugetara „eXpert Bugetar”) ;

·  lipsa planurilor de recuperare a datelor în caz de dezastru elaborat şi aprobat de conducere şi cunoscut de către salariaţi.

Domeniul juridic

· personal de specialitate insuficient;

· inexistenţa procedurilor specifice pentru toate categoriile de activităţi din domeniul juridic; existenţa acestora cu un conţinut incomplet sau neactualizat urmare a reorganizărilor sau a modificării reglementărilor în domeniu şi a practicii în materia juridică; neimplementarea sau nerespectarea lor de către personalul de specialitate;

· interesele patrimoniale ale entităţilor nu au fost întotdeauna susţinute, în instanţă, cu maximă eficienţă şi eficacitate, ca urmare a absentării reprezentanţilor entităţilor de la şedinţele de judecată la termenele stabilite de instanţe; a neîntocmirii şi netransmiterii, sau transmiterii cu întârziere, a întâmpinărilor la cererile de chemare în judecată şi la recursuri ş.a. ;

· inexistenţa procedurilor, proceduri incomplete, neactualizate sau nerespectate privind pregătirea şi arhivarea documentelor aferente domeniului juridic;

· lipsa unor spaţii de depozitare adecvate pentru păstrarea şi arhivarea dosarelor; păstrarea dosarelor finalizate în acelaşi loc cu dosarele aflate pe rolul instanţelor de judecată; arhivarea necorespunzătoare a dosarelor ş.a.

Domeniul fondurilor europene

· neorganizarea unor structuri interne de specialitate pentru derularea operaţiunilor specifice domeniului fondurilor europene şi neasigurarea resurselor tehnice, financiare şi de personal necesare derulării în condiţii de performanţă a activităţilor lor;

- inexistenţa unor fundamentări realiste ale necesarului de personal de specialitate, inclusiv din punctul de vedere al pregătirii şi al experienţei profesionale în domeniu, sau existenţa unor fundamentări nerealiste;

- număr insuficient de personal implicat în implementarea programelor cu finanţare europeană, supraîncărcare cu sarcini a acestuia în detrimentul calităţii şi pregătire profesională insuficientă sau nesatisfăcătoare a personalului în domeniul managementului de proiecte ş.a.;

- experienţă deficitară în activitatea specifică a personalului nou angajat şi inexistenţa sau inconsistenţa unor programe de perfecţionare a pregătirii profesionale a personalului implicat în gestionarea fondurilor europene;

· disfuncţionalităţi în implementarea proiectelor: modificări contractuale nepermise în cadrul proiectelor; executarea cu deficienţe şi întârzieri a lucrărilor; nefinalizarea unor lucrări sau depăşirea termenelor stabilite; remunerarea personalului de specialitate fără respectarea clauzelor contractuale ş.a.

Domeniul funcţiilor specifice

· întârzieri în predarea bunurilor confiscate şi ridicate de către inspectorii antifraudă; întârzieri în transmiterea fişelor de înscriere în cazierul fiscal către organul fiscal competent; absenţa analizei de risc efectuată asupra contribuabililor cu risc fiscal în domeniul achiziţiilor intracomunitare ş.a.;

· neactualizarea legislaţiei vamale naţionale în concordanţă cu noile prevederi vamale europene; depăşiri de termene în activitatea de autorizare a comisionarilor vamali; necorelarea informaţiilor din evidenţa contabilă cu datele din evidenţa structurilor de executare silită ş.a. ;

· disfuncţionalităţi în analiza şi transmiterea notificărilor (de executare silită) şi imposibilitatea actualizării în timp real a modificărilor depuse de contribuabili la Registrul Comerţului; tergiversarea procesului de predare-primire a dosarelor de executare silită de la structurile vamale la cele fiscale; comunicarea deficitară între structurile vamale/fiscale implicate în stabilirea/evidenţa/executarea silită a creanţelor bugetare rezultate din activitatea vamală şi structurile care au responsabilitatea soluţionării şi urmăririi dosarelor de executare silită ş.a.

· neaplicarea procedurilor pentru administrarea creanţelor şi a sumelor fiscale şi pentru eliberarea certificatelor de atestare fiscală; acordarea de eşalonări la plata unor creanţe bugetare în condiţiile în care documentaţiile depuse de solicitanţi erau incomplete, iar garanţiile nu erau legal constituite; sume încasate în plus, prin poprire, şi nerestituirea lor din oficiu în termenul de cel mult 5 zile de la data încasării creanţelor; întârzieri în soluţionarea de notificări privind eşalonarea la plată a unor obligaţii de plată accesorii ş.a. ;

· disfuncţionalităţi referitoare la: valorificarea bunurilor intrate în proprietatea privată a statului; ajutoare de stat, practici neloiale şi preţuri reglementate; rambursare TVA, restituiri şi alte rambursări; evidenţa analitică pe plătitor; metodologie şi asistenţă contribuabili; registru contribuabili;

· numărul mare de lucrări, raportat la numărul insuficient al personalului de specialitate, a generat deficienţe în avizarea şi recepţia documentaţiilor cadastrale/topografice; erori de înregistrare a lucrărilor; soluţionarea cu întârziere a unei părţi din documentaţiile întocmite ş.a. ;

· imperfecţiuni legislative privind terenurile proprietate publică şi privată traversate de conductele magistrale de transport ţiţei; inexistenţa unei evidenţe centralizate/unice a proiectelor de investiţii de la iniţiere şi până la finalizare (fundamentarea, documentaţia de necesitate şi oportunitate, programul de investiţii, contractarea şi derularea execuţiei etc); inexistenţa canalelor de comunicare pentru întregul proces investiţional - personalul implicat cunoscând şi având acces numai la secţiunea de care este în mod direct responsabil;

· întârzieri semnificative peste termele de soluţionare a contestaţiilor formulate asupra deciziilor de pensie; documentaţie incompletă la cererile pentru acordarea pensiei de limită de vârstă şi a pensie de serviciu; calcule eronate ale drepturilor pentru pensia de limită de vârstă;

· disfuncţionalităţi în acordarea medicamentelor, a vitaminelor, unguentelor, susţinătoarelor de efort pentru sportivii de performanţă.