Ce vor face patronii dacă angajaţii nu mai vin la muncă din cauza coronavirusului

Patronii trebuie se se pregătească temeinic pentru situaţiile în care angajaţii lor nu mai pot veni la serviciu din cauza coronavirusului, fie că sunt în carantină sau izolare sau, pur şi simplu, s-au luat astfel de măsuri preventive.

Într-un scurt ghid de pregătire a planului de continuitate a afacerii, realizat de Claudiu Constantinescu, Senior Manager, şi Raluca Anton, Manager Managementul Riscului, Deloitte România, se precizează că majoritatea organizaţiilor mari din România au un plan de continuitate a afacerii (business continuity plan), care de obicei este concretizat sub forma unui document care cuprinde acţiunile necesare reluării activităţii în cazul apariţiei unor situaţii atipice şi cu impact semnificativ asupra businessului.

În mod tradiţional, aceste planuri de continuitate iau în considerare scenarii de atacuri cibernetice, dezastre naturale, cum ar fi cutremurele, sau informaţii şi scenarii adverse intens mediatizate care pot afecta capacitatea organizaţiei de a-şi continua activitatea în parametri obişnuiţi.

Principalul obiectiv al acestor planuri este de a restabili funcţiunile critice ale organizaţiei, pentru a putea relua activitatea în mod ordonat şi gradual. Priorităţile sunt diferite în funcţie de domeniul în care activează organizaţia.

Băncile, spre exemplu, urmăresc cu prioritate restabilirea funcţionării sistemelor de plăţi cu cardul şi online; pentru operatorii de telecomunicaţii, primează asigurarea serviciilor de telefonie şi a traficului de date către clienţi; furnizorii de utilităţi urmăresc cu prioritate restabilirea furnizării de servicii şi reducerea zonei afectate.

Companiile trebuie să fie pregătite să facă faţă reducerii de personal

Timpul este un element esenţial în execuţia planului de continuitate a afacerii, având în vedere că perioadele repetate sau lungi de nefuncţionare pot produce pagube economice şi de reputaţie pentru organizaţii. Drept dovadă, în aproximativ toate industriile puternic reglementate (servicii financiare, telecomunicaţii, energie etc.) există norme specifice care prevăd praguri maxime de indisponibilitate pentru anumite tipuri de servicii. Încălcarea acestora duce la aplicarea unor sancţiuni care de multe ori sunt consistente.

În general, timpii de recuperare pentru funcţiunile critice sunt de ordinul orelor, pe când pentru funcţiunile interne, care nu sunt critice, timpii de recuperare pot fi de câteva zile şi, foarte rar, mai mari de o lună.

Infrastructurile IT sunt construite în jurul acestui principiu. Pentru unele sisteme este preferabil un mecanism de comutare automată (failover) într-un centru de date din alt oraş sau în cloud, iar pentru altele este suficient să existe copii de siguranţă ale datelor, urmând ca refacerea acestora să dureze mai mult. Distincţia între metodele alese de recuperare este făcută de cât de importantă este recuperarea serviciilor şi datelor într-un timp scurt versus cât de costisitoare sunt măsurile de pregătire în acest sens.

Continuitatea afacerii în caz de pandemie

Un plan de continuitate a afacerii ia în calcul şi ameninţarea apariţiei unei pandemii. Acest lucru schimbă însă semnificativ regulile jocului. „Chiar dacă putem presupune că impactul direct este minim – un procent mic de angajaţi bolnavi la un moment dat –, măsurile preventive precum izolarea, punerea în carantină a personalului, restricţiile de circulaţie şi de transport şi evitarea voluntară a contactului direct testează limitele organizaţiilor de a-şi desfăşura activitatea fără prezenţa fizică a personalului în spaţiile de lucru”, spun specialiştii Deloitte.

De la aspecte de ordin juridic şi până la aspecte de ordin practic, este foarte dificil de estimat câte organizaţii sunt cu adevărat pregătite să funcţioneze în aceste situaţii pentru mai multe săptămâni sau chiar luni.

De asemenea, persoanele care lucrează cu ajutorul calculatorului ar fi şi ele semnificativ afectate. Sistemele IT pot fi pregătite pentru angajaţii care lucrează la distanţă, dar nu sunt, în general, configurate să permită accesul în reţea de la distanţă, simultan, pentru un număr mare de angajaţi.

Mai mult, dacă în mod normal acest acces este efectuat prin intermediul laptopului de serviciu, există probabilitatea apariţiei unei noi nevoi, aceea de a asigura funcţionarea simultană a zeci sau chiar sute de calculatoare personale într-un interval de timp foarte mic, de câteva zile, lucru care implică mobilizarea unor resurse importante care să faciliteze înrolarea echipamentelor personale (BYOD - Bring Your Own Device).

„Inima” unei reacţii coordonate în timpul unei situaţii de criză este reprezentată de constituirea unei celule de criză la nivelul organizaţiei, care să includă persoane cu putere de decizie, personal pregătit şi capabil să comunice clar şi prompt, atât intern, cât şi extern, dar şi personal care să coordoneze restabilirea sistemelor IT.

Însăşi funcţionarea celulei de criză poate fi afectată, în cazul impunerii unor restricţii de deplasare şi transport.

Însă scenariul unei pandemii nu trebuie analizat doar prin prisma impactului direct.

O astfel de undă de şoc este însoţită de obicei de reaşezări economice şi sociale şi de schimbarea comportamentului de consum. În acest context, este posibil ca riscurile de continuitate a afacerii să fie amplificate şi să necesite, în primul rând, adaptarea şi comunicarea imediată a modalităţilor de acţiune, situaţie în care actualizarea documentaţiei formale trece în plan secundar.

În construirea planurilor de continuitate, organizaţiile nu trebuie să omită importanţa protejării vieţii umane, care reprezintă prioritatea numărul unu a oricărui astfel de exerciţiu. Pe lângă aspectul umanitar, nenumărate exemple pragmatice ne arată că nimeni nu este dispus să participe la reluarea activităţii unei afaceri atunci când viaţa sa sau a celor apropiaţi este ameninţată.

Pregătirile trebuie însoţite de testări ale componentelor importante pentru reluarea activităţii şi ale planurilor efective, începând cu managementul crizei, incluzând sistemele informatice şi terminând cu relocarea personalului.