Echipa ta este pe mai multe continente? Iată 5 sfaturi pentru o întânire online reuşită

M-am gândit să împărtăşesc astăzi 5 idei care pot fi de ajutor pentru a menţine interesul audienţei şi a transmite un mesaj clar când moderezi o întâlnire într-o limbă străină.

• Sparge gheaţa. Primele minute sunt foarte importante. Oamenii încep să intre în întâlnire şi este important să fie o atmosferă plăcută, ca atunci când musafirii îţi calcă pragul casei. Câteva întrebări generale despre cum le-a fost ziua sau ce planuri au pentru weekend ajută să deschideţi conversaţia şi să faceţi subtil tranziţia către subiectele profesionale. 
• Prezintă agenda. Setează de la bun început obiectivul întâlnirii şi spune clar care sunt punctele de discuţie. Alege cuvinte simple, clare şi fraze scurte. Fiind într-o limbă străină, este extrem de important ca toată lumea să înţeleagă mesajul tău. Atinge subiecte care privesc pe toată lumea şi evită să ai discuţii unu la unu, pentru că astfel vei pierde atenţia celorlalţi.
• Nu vorbi singur. Pe parcursul întâlnirii, asigură-te că menţii participanţii conectaţi şi pune întrebări.  Verifică dacă au înţeles, dacă există neclarităţi sau dacă au sugestii. Se vor simţi incluşi în planul tău şi vor conştientiza că părerile lor contează şi sunt luate în considerare. Vei stimula comunicarea, iar la locul de muncă, aceasta este abilitatea de bază, conform unui articol publicat de Forbes.
• Brainstorming. În echipele multiculturale există acest mare avantaj şi anume acela că oamenii sunt diferiţi. Nu pica în capcana de a vedea asta ca pe o problemă. Vei vedea că venind din culturi diferite, au moduri de a gândi complementare şi văd lucrurile din perspective diferite. Concentrează-te pe lucrurile bune pe care le aduce diversitatea culturală şi în acest fel vei crea ideea de untitate şi bucuria de a lucra împreună.
• Minutes of the meeting. Toate punctele de mai sus te-au ajutat să ai o întâlnire utilă, clară şi dinamică, dar este important ca toate ideile discutate să poată fi accesate şi după întâlnire. Fie că a lipsit cineva şi nu vrei să piardă discuţia sau pur şi simplu vrei ca ideile discutate să  rămână scrise, după meeting trimite un mail cu ideile principale. 

Să moderezi un meeting într-o altă limbă nu este uşor, însă este o aptitudine care se poate învăţa prin exerciţiu. Un research şi o structură bună, sunt primii paşi într-o strategie bine pusă la punct aşa cum o arată acest studiu publicat de Deloitte. Dar, pe lângă acestea, nu uita că empatia pentru colegii străini este foarte importantă pentru ca ei să se simtă incluşi în echipă.