Deşi sunt om de Comunicare, nu voi susţine că externalizarea acestui serviciu poate fi făcută în orice condiţii. Înainte de a lua o decizie orice companie ar trebui să cunoască argumentele pro şi contra ale lucrului cu o echipă externă de Comunicare.

Argumente pro

Echipele externe sunt mai productive

Pentru că lucrează pe proiecte dedicate cu deadline-uri fixe, echipele externe au ca obiectiv finalizarea proiectelor. De asemenea aceste echipe îşi propun să depăşească aşteptările clienţilor pentru că în felul acesta îşi pot asigura continuitatea contractului şi reputaţia în piaţă.

Te poţi concentra mai mult pe strategie

Având ajutor din extern, în zona de execuţie de texte, vizualuri, video-uri e mult mai uşor ca antreprenor sau ca manager de Marketing să te concentrezi pe strategie şi pe obiectivele importante de atins în cursul anului.

Flexibilitate

Deşi unii furnizori nu acceptă genul acesta de abordări, volumul de muncă alocat unei echipe externe poate fi adaptat în funcţie de proiect, de obiective şi de buget. Astfel aceste echipe sunt plătite doar pentru perioada în care lucrează spre deosebire de personalul angajat care trebuie plătit pe tot parcursul anului.

Argumente contra

Adaptarea lentă la viziunea companiei

Pentru faptul că nu sunt tot timpul în contact cu ce se întâmplă în companie, echipele externe de comunicare pot solicita un efort crescut din partea antreprenorului sau a omului de Comunicae în legătură cu inţelegerea misiunii şi viziunii companiei pe care după aceea trebuie să le integreze în proiectele pe care urmează să le implementeze.

Timp de răspuns mai mare

Faţă de o echipă internă, echipele externe pot răspunde unei solicitări între 24 şi 48 de ore ceea ce poate face ca rezolvarea unui task sau îndeplinirea unui obiectiv să fie mai lentă.

Flux crescut de oameni

Dacă în echipele interne ai acces direct asupra oamenilor care fac parte din echipă, în echipele externe se poate întâmpla ca oamenii alături de care ai început un proiect să fie înlocuiţi de alţi colegi chiar în timpul proiectului.

Cea mai eficientă modalitate de externalizare a serviciilor de Comunicare este atunci când compania are o persoană dedicată pentru departamentul de Comunicare, iar aceasta gestionează întreaga relaţie cu agenţia de comunicare. Este de dorit ca strategia de comunicare să fie gestionată intern pentru că în felul acesta poate fi păstrat foarte bine focusul pe nevoile companiei, iar direcţiile oferite companiei de comunicare vor fi oferite în acord cu acestea. 

Ce alte servicii externalizează companiile

IT

Cele mai multe companii se confruntă cu necesitatea automatizării anumitor servicii, dacă nu au făcut acest lucru până în prezent, ceea ce face ca suportul IT să fie din ce în ce mai necesar şi mai solicitat. Atât acum, cât şi pe viitor.

Acest fapt este susţinut şi de un raport al firmei de tehnologie NTT, ‘2020 Global Managed Services Report’, bazat pe o cercetare realizata cu 1,250 executivi, din 29 de ţări. Printre altele, acest studiu, citat de Economic Times India, arată că 45% din organizaţii vor externaliza şi mai mult anumite servicii în următoarele 18 luni, 57% dintre acestea spunând că riscurile de securitate reprezintă cea mai mare provocare a administrării serviciilor IT in-house.

Am discutat cu Mihai Iancu,  CEO Rezolv IT despre provocările pe care le-au întâmpinat ei şi clienţii lor în această perioadă:

Cum percep clienţii voştri externalizarea acestui serviciu?

Am fost ajutaţi şi de un context specific: lipsa forţei de muncă specializată pe piaţa locală, companiile găsind mai greu angajaţi şi fiind într-un fel forţate să analizeze şi soluţiile de externalizare.

Pentru aceste companii a intervenit atunci acel moment de „wow” când au realizat că pot obţine servicii profesioniste de la o echipă întreagă de specialişti pentru mai puţin de jumătate din costurile pe care le aveau cu angajarea.

Care sunt principalele provocări întâmpinate de echipele care lucrează remote?

Acum, în perioada în care se lucrează de acasă, comunicarea şi task-urile de echipă se fac cu ajutorul platfomelor de lucru colaborativ. 

Ce trebuie reţinut este ca majoritatea proceselor noastre de business conţin un grad mare automatizare:

  • procesul de preluare a unei solicitări de la client (se înregistrează într-un sistem de ticheting în care aceştia pot vedea stadiul incidentelor şi al solicitărilor sau pot fi notificări atunci când unul din tehnicienii noştri rezolva un task);
  • serviciul de monitorizare automată a infrastructurii IT ne anunţă atunci când un sistem nu mai funcţionează în parametri sau sunt probleme cu un furnizor (internet, telefonie, supraveghere video, control access, monitorizare flote auto,  magazin online, hosting etc);
  • alertele de securitate a reţelei sau cele referitoare la backup-urile periodice şi integritate a datelor;
  • managementul contractelor şi facturilor (se emit şi se trimit automat către client, iar apoi se înregistrează instant în softul companiei de contabilitate în aşa fel încât să nu fie nevoie de drumuri).

 

Cum aţi gestionat necesitatea distanţării sociale

Una din provocările situaţiei actuale a fost limitarea contactului social, atunci când am fost solicitaţi pentru reparaţii hardware sau instalări de sisteme achiziţionate de curând pentru lucrul de acasă. 

Deoarece au început să apară solicitări în care era nevoie de accesul fizic al inginerului la echipamentul respectiv cea mai rapidă şi potrivită soluţie a fost să asignăm curieri interni şi să le punem la dispoziţie maşinile companiei, care să preia echipamentul, să asigure dezinfecţia lui şi să îl predea inginerului acasă la el ca apoi, după rezolvarea task-ului, să îl livrăm clientului.

Tot procesul a fost gândit astfel încât să se desfăşoare în siguranţă maximă, limitând la maxim contactele între oameni şi dezinfectând constant echipamentele.

Cea mai importantă cerere de care ne-am ocupat în perioada aceasta a fost cea de creare VPN-uri şi acces la platforme de videoconferinţă şi lucru colaborativ. Am depus un plus de efort în pregătirea specială a infrastructurii pentru lucrul remote şi mai ales cu trainingul angajaţilor companiilor cu care colaborăm şi pe care i-am instruit cum să se descurce în noile condiţii de lucru de acasă. Şi asta mai ales pentru că unii dintre ei erau pentru prima dată puşi în această situaţie. 

Management… 360

În acest moment informaţia este foarte preţioasă, cu atât mai mult în această perioadă când trebuie să ştim pe ce ne bazăm. Un acţionar sau un manager de companie trebuie să ştie status cashflow actual şi forecast, ce proiecte sunt în derulare, cât a petrecut echipa ca timp de lucru efectiv pe ele, dacă toate costurile sunt cuantificate în bugetul trimis către client. În acest moment, important este să ai control. În acest sens am vorbit cu reprezentantul din România al Teamogy, un business care care ajută alte business-uri să îşi păstreze viziunea de ansamblu asupra afacerii într-un mod uşor. 

"Acest tool integrat acoperă atât nevoile acţionarilor şi ale managementului, cât şi ale fiecărui membru al echipei. Uşor de folosit, timesheet-ul poate fi completat extrem de uşor, iar rapoartele sunt la un click distanţă. Multe companii nu au un sistem sau folosesc mai multe tool-uri şi aplicaţii pe care trebuie sa le gestioneze şi să le integreze. Teamogy le oferă pe toate: de la contacte, management documente, bugetarea proiectelor şi până la planificarea resurselor şi facturare”, a declarat Cristi Cucu, reprezentant Teamogy România.

În concluzie, externalizarea serviciilor către un furnizor poate aduce multiple beneficii companiei plecând de la expertiză, concentrare pe obiective şi livrare conform unui calendar stabilit înainte. Pe de altă parte atunci când compania se confruntă intern cu anumite probleme de gestionare a fluxului de lucru, relaţia cu un furnizor extern ar putea fi îngreunată.